Page 54 - 新时期档案管理创新理论及实践

新时期档案管理创新理论及实践
Theory and Practice of Archives Management Innovation in the New Era

管理工作在效率上更上一层楼，减少人事档案管理工作人员在分类和收集等诸多
环节的整理时间，进一步提高档案资料的收集、归纳、分类和检索等各环节的效
率，有利于人事档案资料价值性的评定和安全性的进一步提升，有效降低相关运
作成本，提升企事业单位的盈利能力。因此，企事业单位要降低人事档案管理工
作的成本，提升工作效率，运用人工智能技术，删繁就简，逐一细化，是信息化

时代背景下的大势所趋。
（一）人工智能在人事档案管理中的优势
档案信息检索更加便捷。在传统的人事档案管理模式当中，通常以人工为

主导，信息检索的工作量较大，难度较高，检索完成后也可能出现信息重复或错
误等问题，不利于单位长期统筹发展。且单位在不断开展业务的同时，人事档案
信息也会大量增加，为档案信息的检索工作带来更大挑战。将人工智能技术应用
至其中，可以对检索功能形成优化，管理人员在人工智能系统的辅助下，通过智
能检索的方式，能够有针对性地迅速搜集所需要的人事档案资料，为单位战略性

规划与长期发展提供可靠服务。
提高资源利用效率。人事档案资料作为单位重要的数据资源，对其开展有
效管理，能够为单位各项内部工作的顺利开展提供强有力的保障，为改革政策的

提出提供坚实的数据支持，同时在单位制度体系完善的过程中，人事档案资料能
够指明工作发展方向，并通过客观数据的形式将其体现出来。但传统的人事档案
资料信息过于繁杂，应用效果有限，档案信息数字化成为必然趋势。将人工智能
技术应用至人事档案管理工作中，建立档案数据库，将档案以电子形式呈现出来，
并结合计算机技术构建智能识别系统，对语音、视频等形式的人事档案进行识别

与储存，提高人事档案管理的数字化水平，减少人力、财力投入，实现全方位立
体的人事档案管理，促进人事档案管理工作顺利开展，提高人事档案利用率。
控制管理出错。档案管理工作具有一定的严谨性，需要工作人员认真对待，

但在实际工作中，档案数据出现遗漏、错误的情况不可避免，因此将人工智能技
术应用在人事档案管理中，还能够切实有效地降低档案管理错误概率。通过档案
智能管理系统，工作人员可以实现档案智能化管理，在档案查阅时迅速按照关键
词查找到有关内容，减少档案查找所需时间。同时，人工智能技术的应用还能够
改变传统的人工作业方式，通过基于计算机技术的智能档案管理系统对人事档案

进行查阅、归档，有效避免了档案查阅所可能导致的丢失问题。

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