Page 188 - 新时期档案管理模式理论与发展创新

新时期档案管理模式理论与发展创新
Theory and Development Innovation of Archives Management Model in the New Era

自己特定的用户。以工厂科技档案室为例，它的用户主要是包括工厂领导在内的
科技管理人员、工程技术人员以及技术工人。有些工厂的科技档案室还存有课题
研究档案和医疗卫生档案，它的用户应当包括科研人员、教师和医务工作者等。
总之，各类档案机构，特别是各单位档案室，应当根据自己所保管的档案，全面

分析应当有哪些类型的用户，是否都已经为他们提供服务了。无论漏掉哪一种类
型的用户，都要检查原因，发现问题，予以补救。
分析了用户范围之后，还应当进一步研究各类用户使用档案的特点和规律。
例如，有的要求使用原始的“一次文献”，有的要求使用经过加工浓缩的“二次

文献”，甚至“三次文献”；有的十分强调“时机性”，有的十分强调“精确性”
等。我们应当根据不同类型的用户及其使用档案的不同特点，有针对性地提供多
种形式的服务，起到“雪中送炭”的作用，收到低耗高效的效果。
2. 对“潜在用户”做仔细的研究

“潜在用户”指的是具有使用档案的需求而没有到档案部门查找档案的用户。
产生“潜在用户”的原因是多方面的。有的是不知道档案部门有他所需要的档案；
有的嫌查找档案不方便；有的习惯于通过调查访问占有材料，不习惯于使用档案；
有的自己有小档案库，保存了一部分常用的档案等。对于“潜在用户”，一般应

当在对各类用户做全面分析时发现。一旦发现“潜在用户”就应当仔细分析原因，
对症下药，尽量使之转化为现实用户。开展这方面的研究活动，不仅可以扩大档
案用户，而且还有利于改进工作，提高工作水平。若是发现小档案库，既可以收
集散失的档案，又可以弥补收集工作中的缺陷。

3. 分清“基本用户”和“一般用户”
在各类档案用户当中，有的经常来档案部门查阅档案，称之为“基本用户”；
有的偶尔来查阅档案，称之为“一般用户”。“基本用户”与“一般用户”之分，
一般是由他们的工作性质所决定的。这也应当在对用户做全面分析时区分清楚。

档案部门要把开展利用工作的重点放在“基本用户”上，可以列出“基本用户”
的名册，经常了解他们的工作动向，分析他们对档案的需求，做好事先准备工作。
在编制检索工具等方面，尽可能适应他们使用档案的特点。如果发现他们突然中
断或明显减少查看档案的情况，要及时查明原因。若是由于我们工作中的毛病，

要采取有力措施加以解决。对于一般用户，可以分析研究其有无转化为“基本用户”
的可能性。若发现这种可能性就要抓住不放，这也是扩大档案用户的一项措施。

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