Page 191 - 新时期档案管理模式理论与发展创新

第六章 档案提供利用与用户服务

（二）简化调档程序并提供档案预约服务
多数档案利用者均反映，在他们利用档案的过程中，申请及等待调档占用了
不少的时间。因此，各档案馆如能在调档程序上简化流程，并且开放用户申请预
约调档服务，让用户可事先以电话或在线预约档案的使用，让他们到档案馆时即

可立刻阅读档案，这将大幅减少利用者等待调档的时间，并借以提高档案使用的
效率，为利用者提供更便利的服务。
（三）强化档案馆网页内容的深度与广度
网页上的讯息，也是档案利用者获取档案相关信息的来源之一。因此，档案

馆在网页上的内容，应尽可能地丰富与完整，除了提供开放时间的讯息、馆藏档
案的介绍、该馆在线档案检索目录的查询、各项阅览规则与该馆各项服务报道以
及相关网站的链接外，亦应提供该馆之交通及住宿等相关讯息，以加强信息内容
的深度与广度，让利用者透过网页即可获得该馆所有相关的信息。

（四）加强档案利用之推广活动
档案馆利用者主要是小众团体。因此，如何将档案普及化与生活化，提升民
众对于应用档案的意愿与兴趣，是档案人员在拓展档案用户群时应有的认知。过
去由于中国在档案管理上，过于偏重被动典藏，而不重视主动推广，使得档案未

被充分利用；而档案如果不被利用，其价值便无法充分发挥。因此，档案馆应积
极进行各项档案活动，如提供档案馆之导览服务、举办主题档案的展览、开设档
案利用研习课程、定期举办档案利用成果座谈会、让利用者能借此进行经验分享
及意见交流等，以加强档案利用的推广。

（五）增加档案馆开放时间
档案馆用户到档案馆的信息行为属于任务导向之活动，到档案馆的次数亦在
阶段性时间内极为密集且频繁，而且每次到档案馆的停留时间较长。然而，目前
中国各档案馆的开放时间，多数比照公务人员上下班时间，在夜间及假日时间均

未开放，这对于大多数利用者而言，极为不便。因此，如能解决人力问题，档案
馆应增加开放时间。
（六）提升档案人员的专业素养
档案人员其实是中介的角色，不论检索工具多么详备，研究者仍然需要档案

人员协助找寻适当的信息，以利研究的进行。研究发现，这些利用者真正需要的
是对档案文本有所研究的档案人员与其讨论档案内容，提供较具深度的协助。因

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