Page 67 - 新时期档案管理模式理论与发展创新

第二章 电子档案管理

年度归档的工作，通过对一些电子档案的整理，每一年都进行一次合理归档工作，
将档案编号、排序，按照相应的标准进行整理归档。对于电子档案的外借情况要
及时记录，保证归档过程中不要遗漏任何文件。如果在归档期间出现文件丢失、

找不到的现象，要及时查阅借阅记录，找到借阅过的人进行寻找，如果是因为其
他原因造成文件的丢失，需要做好弥补工作。做好文件的备份归档工作，避免文

件因各种原因丢失的情况发生。
（五）妥善处理到期电子档案销毁工作

电子档案也不可能永久保存，对于一些保存年限已经到了，而且已经没有任
何保存的文件应该进行销毁工作。在销毁处理之前，应该做好相应的鉴定工作，
通过专业的档案管理员和专家的鉴定，确认档案已经过期，而且没有任何利用价

值后，进行合理的销毁工作，这样对于存储空间来说也是一次垃圾清理的工作，
能够保证存储空间的扩大，保证存储空间的整洁。

（六）加强电子档案的安全控制管理
在电子档案的众多特点中，其应用过程中的不安全性因素是影响其发展的一
个重要因素，所以应该做好电子档案的安全控制管理，这样才能保证其在健康稳

定的环境下发挥更大的效用。在传统的档案管理过程中，利用复印的功能将档案
进行备份管理，真正流通于工作中的档案基本上都是复印件，原件的保存是比较

严密的。对于如今的电子档案来说，没有原件和复印件之说，但是档案备份是可
以做到的，应该做好备份工作，保证档案文件不会被永久删除。但值得注意的是，
对于具有保密性的文件不能够随意复制，而且在使用中应该也要注意使用后立即

删除，不要留下任何痕迹，保证重要内容不被泄露。
（七）做好电子文件的技术寿命延长工作

由于科技是在不断地进步和发展的，档案文件的载体也在不断地更新和升级，
对于已经形成并保存的电子档案文件来说，无法在更新后的新技术软件下读取和

操作，所以应该做好及时的技术寿命延长工作，保证电子档案文件能够在新的技
术、新的软件、新的更新下还能继续使用，继续发挥其作用。例如，某些电子档

案以 Excel 表格的形式存储，而 Excel 表格随着技术的进步更新后，可能就会不
能读取出原有的文件，这个时候就需要对原有软件进行升级，保证其正常的工作。

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