Page 70 - 新时期档案管理模式理论与发展创新

新时期档案管理模式理论与发展创新
Theory and Development Innovation of Archives Management Model in the New Era

数据，保证应归档电子文件的真实可靠和完整可用，并对其安全保管和合法存取
进行有效监控。预归档操作一般包括分类、格式转换、技术鉴定和预归档四个步骤。
（1）分类
档案分类具有企业信息资源整合与档案实体管理的双重作用，在 OA 系统中

应对流转完毕的应归档电子文件进行分类，采用预置的电子档案分类方案。企业
对电子档案进行分类时，与纸质文件分类相同，应分类明确，包括企业档案的类系、
类列及其属类，体现出企业档案的整体性、逻辑关系的严肃性、分类方法的客观
性和综合性、分类体系的包容性和历史性，也要考虑其科学性和智能性，同时按

照归档范围、保管期限表和分类方案“三合一”形式制定，为 OA 系统在预归档
阶段对电子文件进行分类操作创造条件。因此，将文件材料归档范围、保管期限
表和电子档案分类方案统一预置于 OA 系统中便于在内容鉴定阶段和预归档阶段
进行统一管理和调用。一份电子文件在形成之初具有其形成背景、目的和意义，

必然与其背景信息的文件存在密切关系，在文件分类中应将各类归档材料之前的
信息关联性充分展示出来，形成一个具有有机联系的资源整体。这就需要 OA 系
统对职能性特点进行科学的识别与组配，通过文件之间相关联的元数据予以确定。
因此，OA 系统应对这些关系予以识别、捕获、记录、维护或有计划地处置。

（2）格式转换
为保证电子档案内容的长期可读、可解析、可理解，通过格式转换使电子文
件符合长期保存的要求。按照该要求，电子文件进入电子档案管理系统后不允许
更改其内容，以确保电子档案的真实可靠。因此，电子文件格式转换应在系统的

预归档阶段中自动进行格式转换，也可以实行手工格式转换，但必须在 OA 系统
中进行，因为“体外循环”是电子档案管理真实可靠的天敌，应将格式转换前后
的电子文件共同保存。
（3）技术鉴定

技术鉴定指对电子文件的真实性、完整性、有效性及安全性（以下简称“四性”）
进行鉴定，为其长期可读提供了技术保障。该鉴定包括对电子文件的背景信息和
元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致，归档前应由文件形成单位按
照规定的项目对电子文件进行四性检验。特殊格式的电子文件，应核实其相关的

软件、版本、操作手册及检测的特殊技术方法等是否完整，检验存在问题的电子
文件，OA 系统应提示相关授权用户进行完善和补充，或由系统自动收集记录。

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