Page 69 - 新时期档案管理模式理论与发展创新

第二章 电子档案管理

三、电子文件归档流程解析

（一）OA 办公系统中的预归档流程管理
1. 内容鉴定
计算机不仅是电子文件鉴定的最终执行者，还是保存电子文件的实际场所。

因此，电子文件的鉴定应由计算机自动进行，这就需要指导鉴定工作开展的依据，
即明确文件材料归档范围和档案保管期限表（以下简称“范围期限表”），嵌入
OA 办公系统。在该系统中，文件由计算机生成，并且通过网络流转处理，为了

保证电子文件的完整性和真实性，在电子文件生成之初就应该对文件进行价值鉴
定，即内容鉴定，实行前端控制。“范围期限表”是开展电子文件内容鉴定工作
的依据和前提，应将其预置在 OA 系统中进行内容鉴定。一是参照国家档案局 8

号令、9 号令及 10 号令，明确并制定企业电子文件归档范围和保管期限；二是
明确归档电子文件涵盖的类型，企业经营与管理活动中产生的电子文件类型多样，
凡是反映本企业主要职能和活动，记载了本企业主要工作，具有查考利用价值的

电子文件，如文本书件、图形图像文件、音频视频文件、数据库文件等应纳入归
档范围；三是单位在制定“范围期限表”时，描述归档内容应详细具体，范围清
晰，尽量避免“本单位主管业务”“重要的”“一般的”等模糊性词语。因此，
电子文件在 OA 系统中一经形成，系统应使用预置“范围期限表”自动判定电子

文件是否应归档保存及其保管期限。为了确保电子文件内容鉴定的准确性，可以
采用系统自动鉴定与人工辅助相结合的方式，避免出现电子文件归档不齐全情况。
2. 元数据采集

按照电子档案管理规范 DA/T46—2009《文书类电子文件元数据方案》、
GB/T33480—2016《党政机关电子公文元数据规范》等要求，将经过内容鉴定并
具有归档保存价值的电子文件，进行元数据的采集工作，包括电子文件的内容、
结构及背景信息以及电子文件自始至终流转的全过程，为下一步预归档奠定基础。

3．预归档
预归档是指电子文件在正式进入电子档案管理系统之前进行的逻辑归档。应
归档的电子文件在 OA 系统中流转完毕后应自动进行预归档操作，档案部门从文

件形成部门接收到归档电子文件存储的逻辑地址，通过系统可以查阅和管理电子
文件，再按照电子档案管理相关要求收集、组织并管理此类电子文件的内容和元

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