Page 71 - 新时期档案管理模式理论与发展创新

第二章 电子档案管理

（4）预归档
预归档就是实现逻辑归档，检验已经办理完毕的应归档电子文件的内容和元
数据的齐全性和规范性，检验无误后将电子文件的修改和删除操作进行“固化”，
电子文件由流转状态变为“准”归档状态。一般不需要改变电子文件内容和元

数据在 OA 系统中进行的固化操作，即逻辑归档的效果由相关操作权限的更改来
实现。
（二）电子档案管理系统的归档流程
电子文件需要通过接口从 OA 系统中实施预归档后“转移”到电子档案管理

系统，经过收集整理归档等操作，最终才能完成电子文件的归档，转化为电子档
案。电子档案管理系统的操作流程包含收集、分类、编号、补充著录、数字签名、
封装、检测和归档保存等步骤。
1. 文件收集

应归档的电子文件从 OA 系统转移到电子档案管理系统的过程就是电子文件
的收集操作。收集操作可分为两种方式进行：一种是以 OA 系统为主，将预归档
的电子文件从 OA 系统推送到电子档案管理系统；另一种是以电子档案管理系统
为主，将预归档的电子文件从 OA 系统归档至电子档案管理系统，两系统之间通

过接口方式相连接。在该项操作中，电子文件的管理权限实现由 OA 系统到电子
档案管理系统的转移。为保证电子文件的真实可靠，在 OA 系统中对应归档的电
子文件进行数字签名，进入电子档案管理系统后，应立即验证收集的电子文件并
记录验证结果，作为两系统的“交接手续”。

2. 确定分类
该步骤在电子档案管理系统进行，主要包括两项功能。一是检查计算机对电
子文件的自动分类是否准确，由人工进行判定 OA 系统预归档时的自动分类结果；
二是人工辅助与自动分类相结合，对手工录入的电子文件与其他系统批量导入的

电子文件进行分类，包括保管期限的鉴定和档案的分类两个功能，这两个功能可
以通过电子档案管理系统中预置的分类方案、归档范围与保管期限表进行自动价
值鉴定和分类，再结合人工辅助检查完成全部的分类和确认工作。
3. 确定编号

在电子档案管理系统中经过收集、验证、分类后，按照预定的排列顺序赋予
电子文件档号的过程就是确定编号。档号确立操作的完成，标志着电子文件成为

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