Page 133 - 数字化时代档案工作发展及创新

» 第五章 档案相关建设工作及服务创新研究

数字化档案管理形式，将档案材料的相关内容输入网络系统中，然后统一地进行档案
信息内容的编码和保存，确保所有的档案及时归档。这样，人们进行档案资料的查阅，
档案数据的专业性也就不断提升，通过检索就可以快速地实现相关信息的查询，促进
档案的保存。

2. 档案数字化与信息化建设的策略
（1）构建数字化档案安全风险机制
档案管理部门在应用数字化档案管理模式时，必须严格地按照要求做好计算机等
网络信息化进出口的控制工作。根据数字化档案管理的要求，所有的网络链接以及档

案电子数据信息必须经过加密处理后才能进行传输和保存。为提升档案信息的安全性
能，作为档案管理部门，在进行档案资料的查询中，应当进行相应的身份认证以及防
火墙等形式，保证数据的安全性能，对于数字化档案加强监控，对每一个环节都要严
密地监控，保证数字档案管理细节的严密性，同时对于数字化档案需要定期的进行检

查以及维护工作，以有效地解决系统漏洞，有效地避免数据档案信息的缺失问题，为
档案工作的展开创设良好的氛围。
（2）完善档案的数字化技术管理模式

第一，电子副本的建立。由于数字化档案数据信息在查阅活动调取等过程中，有
可能会出现抽、撤、改等档案原始材料的现象，所以档案管理工作人员必须先做好纸
质档案的分类和识别工作，然后再利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术进行数据
信息的整理，最终形成符合要求的档案数据资料。在这一进程中，作为档案管理人员
需要结合计算机网络，进行相应的电子版数据库的建立，防止原始档案出现损毁以及

丢失等问题出现，同时对于档案之间的交接以及清点，也降低了难度，保证了档案管
理效率的提升。
第二，建立充分体现行业特点的档案管理数据库。为了充分发挥出数字化档案管

理模式具有的高效、安全、优越等各方面的优势，档案管理部门必须充分重视体现行
业特点档案数据库建设工作的重要性。按照行业的特点，做好档案管理工作的统筹规
划工作，充分发挥软件系统的安全、高效等优势，建立完善的档案管理数据库。
第三，数据库搜索引擎的建立。档案管理工作的效率的提升，需要档案管理部门

的全力配合，其应当依据当前的时代要求，建设更为简单方便的信息搜索引擎，以此
更好地做好管理人员的记录以及对档案的出库、入库可以第一时间知晓，档案管理流
程有效缩减，保证了档案管理工作的效率。
（3）加快数字化档案管理工作

第一，重视档案价值，以此更好地保证中国档案管理的数字化建设。现代信息化
时代之下，纸质档案管理诸多劣势已经不适应当前的时代发展要求，因此档案管理部

• 121 •