Page 157 - 数字化时代档案工作发展及创新

» 第五章 档案相关建设工作及服务创新研究

在生成电子文件过程中，相关单位无法完整保管纸质性文件的数据资源，使档案数据
缺乏真实性，档案建设过程中数据信息丢失事件时有发生，加大了电子档案建设过程
中文件管理的难度。此外，中国电子政务体系尚未对电子档案文件的基本适用范围进
行准确界定，电子文件在网站、邮件系统和数据库等信息载体中无法发挥原有功能，

档案文件查找利用不当现象显著。在文件管理过程中，操作人员无法有效利用除了电
子档案文件文本之外的图形、图像以及多媒体材料，致使大部分有价值的数据资源在
操作过程中流失，难以实现电子档案文件的有效管理与应用。
4. 内部监管风险

当前，档案工作人员在进行档案建设过程中，对电子档案建设工作并不重视，人
员之间没有明确分工，致使电子档案建设面临内部监管风险。首先，档案工作人员的
档案监管意识薄弱。在信息化时代，相关部门依据上级要求对电子档案实施社会管理，
但在实施过程中对电子档案监管采取“一推了之”的策略，将监管权限完全推给社会，

使电子档案内部监管处于失控状态。其次，档案工作人员职业能力欠缺，电子档案建
设面临质量不达标危机。一些企业认为，电子档案建设无法为其创造有效的社会价值，
在不担负任何监管职责的情况下，调配一些能力不足的人员进行电子档案建设，使电

子档案质量良莠不齐。最后，档案工作人员之间不具备互相监管能力，难以衔接电子
档案建设环节，使电子档案建设面临信息泄漏风险。整体而言，内部监管属于潜在风险，
但都可为电子档案建设带来消极结果，不利于电子档案建设工作的开展。
（三）电子档案建设风险的防范措施
1. 改善电子档案建设的基础设施环境

电子档案建设受计算机硬件、软件等基础设施的影响较大。在建设电子档案过程
中，我们应改善电子档案建设基础环境，排除档案建设的潜在风险。对于完善电子档
案的硬件系统而言，相关部门需加大对硬件系统的建设投入力度，不断改善计算机基

础设施的配置水平，有效保护电子档案信息安全。而对于计算机的相关软件而言，相
关部门应事先对计算机系统或者软件进行杀毒处理，避免因病毒侵入造成档案文件的
破坏。在电子档案建设过程中，相关部门应不断对工作人员进行风险教育，使操作人
员熟悉档案建设过程中容易遭受的各类风险，有效改善电子档案建设的基础环境，尽

早做好安全防范措施，提高电子档案建设的安全性。
2. 加大档案建设部门的内部监管力度
相关部门在建设电子档案过程中，应加大电子档案建设的监管力度。这主要可以
从电子档案建设的操作流程和相关操作人员两方面着手进行。对工作流程来说，相关

部门应注重电子档案建设各个操作流程的监管，为各个环节营造良好的操作环境，保
障各环节的衔接性。对档案工作人员来说，相关部门应落实每个工作人员的职责，并

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