Page 165 - 数字化时代档案工作发展及创新

» 第五章 档案相关建设工作及服务创新研究

解系统各模块和数据输入方法，强化档案信息资源内容信息输入的质量，保证了录入
数据的准确性。同时，制定《档案电子目录实施细则》，明确规定目录的封装格式、
管理方式和开发利用方法，为实现集团范围内档案信息资源的共享查阅奠定了基础。
根据《实施细则》要求，对各单位档案信息资源目录进行收集，并陆续将馆藏可公布

的文书档案、工程建设项目档案的目录信息在协同管理平台“资料中心—公共资料”
上进行公布，利用者可通过检索开放档案目录的条目，对集团公司的档案目录进行在
线查阅，然后再去档案馆室进行档案实体的查询。此外，还按照《实施细则》的要求，
将各单位导出的数据目录信息进行汇总。档案监督管理机构通过阅览各单位的档案信

息资源目录，即可掌握各单位的档案信息资源管理情况。可以说，档案信息资源电子
目录的汇集和公布，使每个单位的档案信息资源在网络环境下相互补给，各单位原本
分散的档案信息资源也得以集中，从而使各单位之间的档案信息资源得到互通，解决
了分散管理带来的档案信息资源利用不便的问题。

2. 集成档案信息资源数据，搭建综合档案管理系统平台，实现档案信息资源
的共享
在稳步推进档案信息资源电子目录中心后，为解决现代企业环境下档案工作的制

度化、规范化和档案资源的整合、综合开发利用等业务管理所面临的问题，分步实施
了馆藏档案的目录和全文的数字化，建立数字化应用平台，开展档案信息的网上服务，
全面提高档案工作质量和效率，满足档案信息利用需求。主要通过搭建综合档案管理
系统（以下简称综档系统），对档案数据进行集成和共享，避免出现信息孤岛所产生
的信息不对称和利用延迟等问题，以便更好地为集团各部门提供档案利用服务。综档

系统实际上是依托馆藏资源构建的局域网下的档案查询界面。在该界面下，业务人员
可自行查询系统中公开的档案信息。档案信息的公开与否由归档部门完成。归档部门
在移交档案时需要根据文件内容、文件涉密程度决定这份档案是否公开。档案管理部

门在对归档文件进行整理、数字化加工后，将可公开的档案数据通过综档系统进行发
布。综档系统作为集约化管理平台，通过对各个档案管理部门的点状管理模式进行整
合、优化，形成多点互通、辐射全网的集成共享平台，以实现档案数据的互通、共享，
避免信息孤岛的出现。综档系统下的档案公开利用，可以满足多用户、多终端并发查

询利用的需求，特别有利于全集团范围内跨地域共享检索和利用档案。
3. 推行档案的全文检索功能，实现线上线下双重档案检索途径
在推行档案信息化建设的过程中，对馆藏档案进行了数字化处理，当利用者查询
档案时，可根据利用需求，通过计算机检索定位档案查询内容，然后通过“原文阅览”

的方式在线查询档案数字化成果。并在此基础上，引入全文检索。全文检索依托数据
库，根据用户的需求获取原文的相关内容。它对文档中的每一段落、文字进行相应检

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