Page 147 - 现代档案信息化的管理与建设

第五章 档案管理与资源开发利用

第四，档案搜集是档案馆对外联络的一个重要环节，具有很强的政策性，涉
触面很大，对工作的要求也很高。

三、档案搜集的基本方式

档案馆（室）对档案及其相关材料的收集与收集，是档案管理的一个重要组
成部分。其方式主要有三种：接收方式、征集方式和寄存方式。
根据法律规定的原则、规定的程序和规定的制度，进行档案的移交与接收，
是对档案资源进行补充的一种最基础的方式。它的主要内容有二：
一方面，各级国家机关和各类社会机构的档案馆，要根据规定，接受本机构

的业务部门和文秘处理部门已经完成了移交、归档工作的文件；
另一方面，按照国家的法律、法规、规章，对现有的、已被撤销的档案进行
统一接收。所涉领域及所需经费：

①档案室，接收在其工作过程中所产生的各种类型、各种形式、有保存价值
的档案，包括各种专业档案，如科学技术档案，会计档案，以及各种特殊形式的
档案，如录音带、录像带、照片；
②各级档案馆，主要负责接收各机关、团体及其所属单位长期保存的文件
和其他与文件相关的材料。不同的国家，其档案保管和接收的范围不同，有的国

家，其档案馆只接收有永久保存价值的档案，而有的国家，其档案同时也是定期
保存的档案。中国省以上档案馆只接受长期保存价值且在立档单位保存时间超过
20 年的文件；省辖市（州、盟）和县档案馆只接受长期保存和长期保存时间超

过 10 年的文件；
③档案室和档案馆所接收到的文件，必须完整，并按照规定进行归档，存档
文件必须遵守宗门、宗门不能散失的原则，保存原来的宗门，以及各宗门之间的
联系。
对流散在各机关、各部门、个人与国外的有价值的各种历史档案以及有关资

料进行征集，这是档案馆收集工作中不可或缺的一种补充手段，可以将其分成两
种类型，一种是非强制性的，另一种是强制性的。通常是以双方协商为基础，通
过复印、交换、捐赠和有偿转让等形式，使档案归档；在特定情形下，对于国家

及社会有保藏价值或需要保密的公文或私人文件，如果它们的保藏状况很差，或
出于其他理由，人们相信它们会造成严重损害及不安全，则国家可以购买或购买

135