Page 21 - 现代档案信息化的管理与建设

第一章 档案及其管理工作

的档案，还要收集声像、照片、电子等各种载体形态的档案。否则，档案保管机
构所保管的档案就会因门类或载体的单一而缺乏吸引力。
④结构合理。所谓结构合理，就是指档案保管机构所收藏的档案在来源、内
容等方面，应该是合理布局的。档案馆、室藏档案既要有一般性的材料，也要有

各具特色的材料；既要有领导机关的材料，也要有基层单位的材料；既要有宏观
材料，又要有微观材料。在收集时，既要收集档案，又要收集如报刊、地方志、
传记、年鉴、回忆录、文件汇编、成果汇编及其他资料。
2. 加强档案室（馆）外的调查和指导

档案室必须注意调查研究，掌握本单位文件的形成规律和特点，制定归档制
度，明确接收档案的范围、时间、数量与质量要求。档案馆应从本馆的性质与职
责出发，对有关国家机构、社会组织和个人的职能、地位、任务及形成档案的种
类、内容、保存价值、数量、整理和保管等情况，进行调查研究，确定应移交档

案的范围、时间、数量、质量要求和手续。
在接收前，档案室应加强对有关部门的档案工作进行指导，以保证所收集的
档案的质量与价值。
3. 积极推行入室（馆）档案的标准化

积极推行入室（馆）档案的标准化要求在收集档案时控制好档案的质量。凡
反映本机关主要职能活动，具有保存价值的各种门类、各种载体的档案，均应收
集齐全完整；进馆档案必须以全宗为单位进行整理；进馆档案必须是经过鉴定，
保管期限必须准确无误；档案整理（分类、组卷、排列、编号、编目、装订等）

规范；所采用的档案包装材料必须符合中国国家的相关要求，所编制的检索工具
应符合档案工作要求，在利用档案时能做到有目可查；归档材料中有电子文件的，
应当与相对应的纸质文件一并存档；属于非光盘形式的电子文件，应当转换成光
盘储存形式的电子文件。档案工作的标准化，应该在收集时就着手推行。

4. 保持全宗不可分散性
全宗就是一个立档单位形成的全部档案，一个单位的各项活动是密切联系的，
因此在活动中形成的各种文件材料也必然存在固有的联系。为确保文件的完整，
在收集档案时必须坚持全宗不可分散的原则，一个单位的形成的档案应集中到一

个档案室，不能人为地分散处理。

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