Page 22 - 现代档案信息化的管理与建设

Management and Construction of Modern Archive Informatization
现代档案信息化的管理与建设

二、档案整理工作的意义与基本要求

（一）档案整理工作的意义
1. 建立文件有机联系，为档案创造有利条件
档案整理可以通过有效保持文件之间的有机联系，为实现档案价值创造有利

条件保存档案的主要目的，是及时地、系统地提供档案为社会各项事业服务。为
达到这样一个目的，所提供利用的档案必须经过科学的整理。没有经过整理和系
统化的档案，就不能充分体现档案的历史记录的特点，不能完整地反映出各项活
动的历史联系和本来面貌，就会影响以致失去档案的利用价值，不便于进一步查

考研究问题。档案整理工作的基本目的，是把档案组成一个体系，通过编目使其
固定下来，为利用档案提供方便条件。
2. 档案整理是重要的基础工作
档案整理不仅为档案的利用创造方便条件，而且也为整个档案管理工作奠定

良好基础。在档案管理的诸多环节中，收集工作是起点，提供利用是档案工作的
目的，而档案的整理则是承上启下的关键业务。收集或征集来的档案，经过档案
整理这个环节，可以进一步了解和检查档案收集工作的质量，对档案收集工作有
一定的促进作用。档案在整理过程中，往往是与档案价值的鉴定工作结合进行，

而鉴定档案的价值和划分档案的保管期限，必须对档案进行全面的考察和仔细认
真的分析，只有经过系统整理的档案，才能提供这种可能性。经过整理以后的案
卷，是档案的保管、统计、检查的具体工作对象和基本单位，也使编制档案检索
工具与编写参考资料有主要依据。

3. 档案整理是实现档案管理现代化的要求
采用现代化手段管理档案，要求对档案实体加以整理，使之达到一定的系统
化程度。例如，计算机库房管理系统、编目系统都需要以档案实体的一定体系为
基础，档案数字化、信息化、缩微化更要求档案原件系统有序、具有有机联系的

档案达到相对集中。档案管理的现代化，也需要以档案的系统整理为基础。
（二）档案整理工作的基本要求
档案整理工作的基本要求是：保持文件之间的历史联系；充分尊重和利用原
有的整理成果；便于保管和利用。

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