Page 27 - 现代档案信息化的管理与建设

第一章 档案及其管理工作

四、档案保管工作的意义与基本要求

（一）档案保管工作的意义
档案保管工作质量的高低，对档案管理水平具有重大的影响，甚至在一定的
条件下具有决定性的影响。档案保管得好，就为整个档案工作的进行提供物质对

象，提供一个最起码、最基本的前提。反之，如果档案保管工作做得不好，或者
不能有效地延长档案的寿命，甚至损毁殆尽，那就会使整个档案工作丧失最起码、
最基本的物质条件。工作对象一旦丧失，整个档案工作也就随之失去其存在和进
行的基础。若档案保管得杂乱无章，失密泄密，也会影响整个档案工作的秩序。

（二）档案保管工作的基本要求
1. 注重日常管理工作
为保持档案库房管理的稳定、有序，应注重建立健全管理规则和制度，加强
日常管理。在库房管理中要做到：归档和接收的案卷及时入库；调阅完毕的案卷

及时复位，定期进行案卷的清点和检查，发现问题及时处理。只要持之以恒地坚
持严格的日常管理，就能保证库房内档案的良好状态。
2. 预防为主，防治结合
在档案保管工作中，保护档案实体安全的方法概括起来主要有两类：一是如

何预防档案实体损坏的方法；二是当环境不适宜档案保管要求时或当档案实体受
到损坏后如何处置的方法。在归档或接收的档案中，实体处于“健康”状态的档
案占绝大多数。因此，在档案保管工作中，积极“预防”档案受到各种不良因素
的破坏是主动治本的方法。应该采取各种措施，确保这些档案的长期安全。同时，

还应该通过加强日常管理和检查，及时发现档案实体出现的“病变”情况，以便
于迅速地采取各种治理措施，阻断或消除破坏档案的有害因素，修复被损害的档
案，使其“恢复健康”。预防为主，防治结合，才能全面保证档案实体的安全。
3. 重点与一般兼顾

由于档案的价值不同，保管期限长短不一，所以，在管理过程中，应该掌握
突出重点、兼顾一般的原则。对于单位的核心档案、重要立档单位的档案、需要
长久保存的档案，应该加以重点保护，尽量延长档案的寿命。同时，对于一般性、
短期保存的档案也要提供符合要求的保管条件，确保其在保管期限内的安全和便

于利用。

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