Page 238 - 现代档案信息化的管理与建设

Management and Construction of Modern Archive Informatization
现代档案信息化的管理与建设

四、服务方式的创新

①建设档案馆（室）网站，实现档案的在线使用。在档案馆（室）内部局域
网建设完成后，档案部门将充分利用各企事业单位的网站，创建属于自己的网页，
并积极地组织网上的数据和信息，将档案管理服务系统与各企事业单位的网站连

接起来，从而达到对档案信息进行在线搜索的目的，从而更好地为广大读者服务。
当前，中国很多单位档案馆（室）通过互联网进行的在线服务，已经成为向
社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者应立足于网站，进一
步加速档案信息资源数据库的建设，特别是电子文件全文数据库的建设，在网站

上实现对电子文件的实时管理和利用，使档案信息资源数字化和数据库化，使档
案信息服务和利用网络化，使档案管理工作自动化，使档案信息管理法治化。例
如：将图书目录录入数据库，将一些图书目录在网络上公开，便于查询和检索；
档案局（室）与宣传部门进行了紧密的合作，能够将在本单位在重大活动过程中

所产生的新闻录像档案进行数字化，并将其及时归档，构建出一个数字化的视频
档案数据库，以便更好地进行宣传和利用。
②创建“电子文档（文件）资料管理中心”。档案馆（室）与企事业单位信
息管理部门可以加强紧密合作，创建“电子文件（档案）数据管理中心”。它是

中国企业档案工作的一个主要内容，也是中国企业档案工作的主要内容。电子文
件（档案）数据管理中心对每个单位的存档电子文件进行统一管理，并在网站上
为有限制的或不具有机密性质的电子文件的查询和利用服务，从而达到电子文件
信息资源的共享。它的特点是覆盖范围大、内容丰富、使用效率高。

③对电子文档进行自动化、上传式采集。当前，以单一计算机形式生成的电
子文档，其采集工作已经成为档案馆工作中不可忽视的一个问题。很多电子文档
都是通过下载、上传来形成的，这就要求档案部门转变传统的工作方式，在网络
上设置一个自动上载电子文档的工作窗口，在最短的时间内将它们采集到，然后

将它们存档到档案馆（室）的服务器上。
比如，为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保
密的档案全文，档案馆（室）自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。
这个软件可以让用户通过自己连接到网络上的电脑，不需要亲自去档案馆（室），

也不需要上交任何的光盘和软盘。

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