Page 28 - 现代档案信息化的管理与建设

Management and Construction of Modern Archive Informatization
现代档案信息化的管理与建设

4. 管理与技术相结合
档案保管工作要有效开展，管理和技术二者缺一不可，二者从不同层面上维
护着档案的安全和完整。管理和技术在应对威胁档案安全的不同风险因素中，各
自发挥着不可替代的作用。比如：由于人为因素对档案造成破坏的，需要靠管理

制度来约束，单纯的技术是难以发挥作用的；而对于不可控的自然因素对档案带
来的破坏，必须利用先进的技术来应对。因此，片面强调管理，或者片面强调技
术都是不科学的。同时，无论是管理还是技术，都不是一成不变的。管理的理念、
方式需要不断科学化、合理化，技术手段需要不断现代化，以确保管理和技术成

为档案保管工作科学发展的双翼。
5. 不同的档案，区分保管
在档案保管中，不能采取统一的模式来管理全部档案。为实现对档案的合理
保管，对于不同价值的档案，应区别对待。在保管工作中，所谓不同的档案，主

要是从档案的保存价值、保管期限以及载体等方面加以区分的。对不同保管期限
的档案，其保管条件也略有差异。区分保管不同价值、不同保管期限的档案，有
助于实现档案保管工作的稳定开展。尤其是随着社会科学技术的飞速发展，不同
载体的档案大量产生，不同载体记录信息的结构、原理不同，其保管要求也各不

相同。因此，不同载体的档案，也应区分保管。

五、档案检索工作的意义与基本要求

①桥梁作用。档案的数量随着时间的推移而日益庞大，内容也日益繁杂，涉

及社会实践活动的各个方面，对于利用者来说犹如档案之海，如果不借助于科学
的方法和手段，便无法从中获取所需的档案。档案检索工具在档案和利用者的特
定需要之间架设一道“桥梁”，沟通两者的借需关系，利用者借助检索工具便可
以较为迅速准确地获取所需档案。
②交流作用。档案检索工具中存储大量的档案信息，不仅可以提供查询，还

可以成为档案馆（室）与利用者、档案馆（室）之间的交流工具。利用者借助可
以了解档案的分布、内容、价值等信息，档案馆（室）借助可以互相了解馆藏情
况、互通有无，提高服务质量。

③管理作用。档案检索工具记录档案的主要内容和形式特征，集中、浓缩地
揭示馆藏情况，档案工作人员可以通过检索工具概要了解馆藏档案的内容、形式、

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