Page 94 - 现代档案信息化的管理与建设

Management and Construction of Modern Archive Informatization
现代档案信息化的管理与建设

文档一体化管理。有些产品提供了办公自动化功能，并将该功能与档案管理业务
相集成，有的则提供了集成接口功能，实现数据的迁移、转换、导入、导出等
功能。
这一类软件将档案管理的业务向前延伸，旨在做到档案管理人员前端参与、

全程监控的目的，但实施起来比较困难，因为该软件的应用不仅仅涉及档案部门，
更重要的是要说服档案形成单位的工作人员在办公过程中采用该软件，而往往是
归档单位已经采用了某一个办公自动化系统。因此，对于这种情况，采用接口的
方式进行数据迁移与转换是一种可操作的解决方案。

六、AMIS 产品的选型

实施档案信息化，产品选型非常关键。正确选择档案管理信息系统需要考虑
以下三个主要问题。

①档案馆信息化的应用需求和发展要求：选择档案管理信息系统的最终目的
是要用起来，不仅当前能够用起来，而且要考虑业务扩展以后也能用起来，这一
点是关键。因此，要求档案馆在选型过程中，不仅要对馆内所有的业务、管理、
人员等的现状及存在的问题有一个充分的了解和认识，而且还需要结合全国档案
事业及各档案馆的战略目标，考虑未来发展的需要。只有在充分认识到档案馆进

一步发展的需要后，才能锁定需求，进行有效的选型。
②信息技术和软件产品的现状与发展：涉足信息化，不了解信息技术、不熟
悉软件产品是寸步难行的。信息技术的飞速发展推动了软件产品的更新换代，但

也带来了“用跟不上变”的现实问题。因此，开展档案信息化建设，务实的同时，
也必须经常关注和跟踪最新技术的发展，了解软件产品的运行特点和使用场合，
才能在每一次面临产品选型时，作出客观的、切合实际的判断。
③将产品与需求、技术与发展相结合，作出决策：在确定了档案馆的业务需
求、认识了软件产品的使用要求之后，就需要将二者结合起来，综合平衡档案馆

的人力、物力和财力，做出正确、合理的选择。

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