Page 96 - 现代档案信息化的管理与建设

Management and Construction of Modern Archive Informatization
现代档案信息化的管理与建设

档案馆对信息系统的运行结构、功能结构、数据处理、系统使用等方面的要求。
这里构建的档案管理信息系统是以支持档案的收、管、用工作而开展的，不包括
档案馆内部事务性的办公处理业务，因此需求调研内容不包括档案馆内部的办公
机构及其与其他部门的业务流程。

这里从档案管理的实际应用出发，进而提出在设计档案管理信息系统模型时
须考虑的管理功能需求，并对这些管理功能需求进行适当的分析：
①归档环节的功能需求：需要有相应的接口系统和应用平台将分散在各自业
务系统中的电子信息及文档无障碍地转为档案系统中的电子档案。

②利用环节的功能需求：借助计算机网络化存储设备和手段，可以将大量的
电子档案进行科学有序地组织、存储、保管和提供利用，以实现文档一体化和馆
藏档案数字化。
③保管环节的综合管理需求：档案管理系统要适应传统纸质与现代电子文档

的双轨制管理长期存在的现实。
④整理分类环节的管理需求：需要满足不同单位和部门的业务分类规范，灵
活支持按业务性质、业务单位、时间段及其他各种形式划分的分类方法。
⑤信息安全的管理需求：关注基础软硬件环境和系统应用环境两个环节的信

息安全保护及入侵防范功能。
⑥信息系统的环境需求：灵活支持档案业务区别引起的系统流程、功能、数
据结构的变动。
（一）组织机构与岗位职责的调研与分析

为完成档案管理工作，档案馆通常设立档案的收集、整理、编目、保管、编
研、鉴定、保护以及档案的缩微处理、数字化处理和提供服务利用等部门，同时
为了开展现代化管理，提高档案资源的利用率，建立和维护档案馆内部信息系统，
一些档案馆也设立了计算机及信息系统管理部门，通常称为信息中心。开展对档

案馆组织机构与岗位职责的调研与分析，主要是弄清楚档案馆内部设置的这些机
构的功能及这些机构中每位成员肩负的主要职责，并结合信息系统的建设分析哪
些机构、哪些岗位与档案信息的管理业务密切相关，而且需要采用计算机技术来
辅助开展工作。

不同级别、不同规模的档案馆的机构设置不完全一样，有些是按照传统的档
案门类进行组织的分类，如设置文书、科技、人事、会计等部门；有些是按照档

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