Page 97 - 现代档案信息化的管理与建设

第三章 档案信息管理与服务系统建设

案信息的处理流程设置收集、指导、保管、利用等部门；有些根据档案馆各部门
工作量的大小将收集工作分为更细的整理、编目等部门；还有些则将一些工作进
行合并组成一个综合部门。正是由于各档案馆在机构设置上存在差异，AMIS 供
应商在系统实施前必须开展详细、深入的调研工作；同时为了提高调研工作的有

效性，AMIS 供应商也会根据他们对档案馆的初步了解，结合其长期以来的实践
经验，制定调研提纲并提前发给档案馆。此时，作为档案馆的工作人员，应做到
积极配合提出本部门、本岗位的具体工作内容。必要时需要深入思考，挖掘潜在
要求，提出更深层次的应用需求。

档案管理信息系统是按照档案信息的处理流程来辅助档案工作者开展工作
的，好的 AMIS 往往是经过流程优化设计并实现的。因此，对于组织机构和岗位
职责的调研不仅仅是弄清楚当前档案馆的部门设置，更重要的是可能会涉及业务
流程重组，甚至部门、岗位的合并与拆分。这一点必须得到档案馆同志的高度认

识，才能获得精确的调研结果，才能确保档案信息系统工作的开展。
（二）业务活动与工作流程的调研与分析
档案馆围绕档案的收、管、用来开展具体工作，虽然各级各类档案馆的部门
设置不完全相同，但信息系统能够支持档案馆开展的各项业务活动及工作流程的

主体业务是相似的。
围绕档案信息资源的收、管、用三项核心业务工作，我们可以得出如下结论：
①档案接收是档案馆面向档案形成单位开展的主要工作，也是档案馆信息资
源不断丰富和积累的源头。档案接收工作的核心内容是将新接收的档案按照档案

管理的要求纳入档案馆的管理方式中，不仅要对档案实物（按案卷、盒、文件、
各种载体形式移交来的档案）进行整理、分类，同时还需要进行编目、标引，形
成管理档案的目录信息，当档案收集工作经审核合格后，就可以提交入库使档案
进入被保管阶段。在规模较大的档案馆，档案接收的工作量比较大，往往设置多

个部门、多个岗位共同完成工作，因此常常需要做更细的分工，这些分工的方式
直接关系到 AMIS 的流程设置和功能部署方案。因此，在进行需求调研的过程
中，需要将开展档案接收工作的各部门以及各部门内部的业务流程、任务分工分
析清楚。

②提交入库是档案接收与档案保管工作之间的接口处理工作，必然涉及档案
馆两个部门之间的工作衔接问题，这是信息系统处理过程中需要重点考虑的接口

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