Page 98 - 现代档案信息化的管理与建设

Management and Construction of Modern Archive Informatization
现代档案信息化的管理与建设

问题，这个问题解决好了，能够避免重复劳动的发生。
③档案保管是档案馆管理档案资源的重要任务。当档案被提交入库后，档
案保管工作就开始了，接收待入库的档案，将档案实物归档入库，上架保管，完
成档案在库房的全过程管理工作，并根据档案在库房的保管状况、档案永久保存

和提供服务利用的要求来确定。档案保管期间需要做缩微化、数字化以及库房转
移、档案鉴定、档案保护等多种处理工作。这些工作都会影响档案的目录信息、
载体形式、提供利用的方式发生变化，而这些处理业务往往又是相对独立的过
程。因此，在进行需求调研时一定要弄清楚这些独立的档案处理业务是如何围绕
档案管理的主体流程而开展工作的，形成的档案信息是如何实现集成管理和信息

共享的。
④档案利用是保管档案的根本目的。根据档案保管的特点和提供档案服务
的要求，可以将档案分为开放和不开放两大类，开放的档案需要面向社会公众提

供服务和利用，不开放的档案则需要根据其密集程度加以区分，保密的档案不能
上网，必须实行物理隔离。因此，从档案管理的具体要求出发，档案利用工作中
涉及的档案信息必须针对不同的提供服务利用要求设置专门的处理程序，这期间
数据迁移、数据转换、数据更新服务等后台的计算机处理程序是非常必要的。

因而，在调研过程中必须弄清楚档案馆在提供利用方面的各项要求，并根据档案
馆的软硬件设备的实施方案开展详细的需求分析，确定信息系统的部署和应用
方案。
⑤档案目录信息的全过程管理需求。从信息系统实现档案管理的集成理念出

发，要求从档案收集开始形成的档案目录信息到档案保管和提供利用的全过程，
能够实现共享；按照工作流程进行全过程的记录和跟踪。原则上，一个活动中记
录的信息应有其原始性的记载，不能被其他后续的过程修改，但可以根据需要进
行浏览，如果后续过程需要对前一个活动中的目录信息进行变更，那么需要相应

记录责任链相关信息，以确保在管理过程中档案目录信息维护的完整性。
⑥档案原件的不可修改性。档案的凭证性和历史性要求档案内容在管理过程
中不可被修改。档案馆可以根据需要做缩微处理、保护处理、数字化处理、数据
迁移处理等，但必须保证档案原件的真实、完整和有效性，一方面要防止网络上

的恶意篡改行为，同时也需要防止内部有意或无意的误操作现象的发生。
⑦本阶段需求调研的目的是将档案馆现有业务流程过程和业务活动内容搞清

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