Page 55 - 新时期档案管理理论与实践探析

第二章 档案管理工作实施

第二节 档案归档整理

一、文书档案归档整理

对于档案业务来说，文书档案的整理归档是一项非常重要的工作。这一工作
如果处理不好，就会导致文书档案的整理杂乱无序，文书档案的遗失或者损坏，
影响其保管和将来的查询利用，对于档案管理工作的顺利开展产生负面影响。我

们应对文书档案整理归档工作给予足够的重视，并对存在的问题进行分析，进而
提出有益的解决路径。
（一）文书档案整理归档需要遵循的基本原则
1. 保障其内在紧密联系

文书档案年度整理归档工作应遵循文书档案形成的客观规律，保持其内在联
系，对这些档案根据不同的价值和对应的关系进行科学划分。要知道档案的整理
和归档是档案业务的开始，档案的保管以及利用才是其最终目的。对此，相关人
员在实际档案整理归档时，应深入分析和依照文书档案的形成规律，找到他们之

间的内在联系，根据相应的价值进行归档，进而保障日后能够快速检索，避免档
案存放得杂乱无章。
2. 对其价值进行合理划分
相关人员在进行文书档案整理归档时，应根据有关规定和要求，对不同文书

档案的成分构成和范围进行分类处理，还要划分并标注相应的保存期限。对不同
价值的文档进行分类归档，能够让这些相关档案更加地集中，为将来档案应用打
下坚实的基础。文书档案的客体形成之后，就和将来的用户之间构建起了一种潜
在的价值联系，而文书档案的真正价值是在这些档案客体被有效利用后，才能转

变为实际价值。
3. 有利于管理和应用
在文书档案整理归档工作中，工作人员应保障这些文书档案能够方便管理和
应用，这是检验文书档案整理归档质量的重要标尺之一。管理和利用之间是互为

依托、相互配合、相互影响的关系，有关工作人员不能单纯强调两者中一方的重
要性，而忽略另一方。有关部门在档案业务中也不能忽视分类处理的原则，工作
人员一定要依照便于管理和应用作为基本原则，这样才能真正实现文书档案整理

·41·