Page 66 - 新时期档案管理理论与实践探析

新时期档案管理理论与实践探析
Analysis of Theory and Practice of Archives Management in the New Era

一步增强实物档案的系统化程度，以方便检索利用。实物的排列一般遵循“载体
原则”，即同一载体的实物应当排列在一起。“载体原则”有利于目录检索和实
物存取工作，同一载体的实物存放盒、柜，可以节省空间；同一载体的实物上架、

陈列，显得整齐美观。实物的排列，在遵循载体原则下，一般按照实物的制发时
间进行系统排列。同一类目内，同一载体的实物，按照制发时间的先后顺序排列，
不同载体的实物可以按照制发时间的先后顺序进行排列，也可以按照载体形式进
行排列，如奖品类可按照奖状、锦旗、奖章、荣誉证书、奖牌、奖杯等载体形式

依次排列，信品类可按照印章、证书、牌匾等载体形式依次排列，赠品类可按照
题词、绘画、礼品等载体形式依次排列，产品类可按照模型样品、中试产品、终
端成品等载体形式依次排列。
（三）实物档案的贴签

贴签是指将实物在全宗中的位置进行标注，并以标签的形式在实物上进行粘
贴。贴签是实物编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统化工
作的成果。通过贴签使实物在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作及将
来查找和利用时的实体存取提供了条件。标签如何编制。标签是指在纸张上以表

格形式来记录和反映归档实物在全宗中的位置，表格的项目主要有名称、制发单
位、获得时间、档号、获得单位、载体等，这是根据实物档案管理工作的基本需
要设置。
（四）实物档案的编目

编目是指编制实物档案目录。编制实物档案目录，可为实物档案的保管、鉴定、
检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件。实物的编目以“件”为单位进行，
每一件实物在实物档案目录中只体现为一个条目。实物按照分类、排列、贴签的
结果，逐类逐件编制目录，以系统、全面地揭示实物的全貌。实物没有明确标明

主题名称和制发时间的，编目时，要拟出名称并考证制发时间。同时，要在备注
栏中进行说明。实物档案目录设置档早、名称、制发单位、获得单位、获得时间、
载体、存放地点、参见号、备注等项目，概括了实物的属性内容、形式特征、制
作材料、获得时间、保存价值等方面的主要特征，是利用者检索的主要渠道。

（五）实物档案的装盒
装盒（入柜、上架、陈列）是指将实物按件号顺序装入档案盒，购置档案柜、
密集架、陈列橱的过程，这是实物系统化整理的结果。装入档案盒的实物主要是

·52·