Page 70 - 新时期档案管理理论与实践探析

新时期档案管理理论与实践探析
Analysis of Theory and Practice of Archives Management in the New Era

1. 直接利用
直接利用即到档案部门直接查询电子档案。这一方式要求档案部门建立完善
的档案数据库，配备拥有先进的硬件设备和实用、标准的软件环境的电子阅览室，

以便利用者方便高效地利用电子档案。在直接利用中应注意对利用者的利用权限
的限定，无论采取哪种方式，系统都应对利用者进行全程跟踪监控，并自动进行
相关记录，以保证档案信息的安全同时也作为对利用工作查证的依据。
2. 提供拷贝

提供拷贝即向利用者提供记录在特定载体上的电子档案，所用的载体应随不
同利用对象而异。对使用大型电子计算机设备的利用者，以提供磁带为宜；对一
般的微型电子计算机的使用者，如果档案数据量较少，可用软盘进行提供，若是
大量的电子档案，则可考虑用只读式光盘进行提供。在提供拷贝时，应将电子档

案转化成通用的、标准的存储格式，以方便利用者查阅使用。
3. 通信传输
通信传输即通过网络环境直接传递档案信息。这种方法比较适用于馆际之间
档案信息的互相交流和向相对固定的档案用户提供档案资料，可以通过点对点数

据通信或互联网来实现。这种方式可以在较短时间内提供大量的档案信息，内容
丰富、速度快捷、效果良好。
4. 网络服务
档案网络服务是近几年来基于互联网建立起来的一种全新的档案提供利用方

式。其具体方法是档案部门将经过提炼加工后的档案信息连接在专门的网站和网
页上，利用者根据自己的需要随时进行异地查阅。网络档案信息服务超越了时空
界限，充分发挥了网络的互动功能，利用超文本链接提供多媒体服务，效果十分
理想。但目前，网络技术的一些瓶颈制约了网络服务的进一步开展：一是大量的

电子档案不可能都存储在网络中，否则将会对网络资源带来浪费，档案部门虽可
以采用根据利用者的需求定期向系统加载信息的方法解决这一问题，但毕竟影响
了档案信息作用的全面发挥。二是档案利用权限不易控制，档案信息与一般网络
信息不同，它有着较强的政治性和机密性，一旦失控，将会给国家和单位造成不

可挽回的损失。目前中国网络的安全性还存在着较大的隐患，防范能力差、抗攻
击能力弱等技术缺陷较明显，硬件设施、软件环境依赖国外等问题都会影响网络
服务的正常运行。三是网络资源需要定期维护、定期更新，需要必要的人力、财

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