Page 73 - 新时期档案管理理论与实践探析

第二章 档案管理工作实施

档案馆法定义务和档案用户监督的角度，保障了单位和个人合法利用档案的权利，
有利于促使档案的开放利用，进而促进以档案馆为代表的档案服务机构提高档案
服务水平；三是新《档案法》中设立了“监督检查”和“法律责任”两章，使档

案主管部门可从监督检查和违法行为责任认定两个角度出发，共同保障档案服务
工作的顺利推进。
（二）档案服务的影响因素
档案是信息资源的一种，信息服务质量的好坏，取决于信息价值链中各要素

的协调和主观能动性的发挥，所以档案服务是一项复杂烦琐的系统工程，有诸多
因素可以影响到档案服务的成效，其中最主要的影响因素包括档案资源建设、用
户需求分析、档案服务项目建设、档案信息化建设、档案服务法规标准等五个方面。
1. 档案资源是档案服务的基础

做好档案服务工作的前提是做好档案资源的建设，采取各种有效措施建设馆
藏资源总量丰富、门类众多、结构合理、质量高、开放合理、形式便于利用、档
案信息安全的档案资源体系。档案资源的总量和门类，影响着档案服务的范围。
扩大档案资源的总量，优化馆藏资源结构，才能更好地提供档案服务。“馆藏资

源结构反映了不同内容、不同性质、不同形成领域的档案在馆藏资源中的比例和
规模”。档案的质量和形式影响到档案的利用，如档案中出现缺页、字迹不清等
档案质量问题，会使档案服务变得更加困难。与纸质档案相比，电子档案服务更
容易、更方便、更快捷。档案的安全是档案利用服务的底线，必须在保障档案安

全的前提下，更好地推进档案资源建设，进而促进档案服务的发展。
2. 用户需求决定档案服务的方向
档案服务的最终目的是满足档案用户需求，优质的档案服务可以促进档案用
户需求的增加，甚至可以创造出新的档案服务增长点。重点关注档案服务共性需

求的特点和档案利用需求的层次划分，深入分析档案用户的需求，能更精准地推
出满足用户需求的档案服务。档案服务共性需求的特点主要包括对查找信息的求
准与求全、对利用速度的求快、对利用途径的求易以及对检索和咨询的求助需求。
战英基于马斯洛“金字塔需求层次理论”，将档案利用需求层次从高到低划

分为文化需求、决策需求、知识需求、数据需求以及实证需求。
“实证需求是利用者需要通过档案来证明某一事件、履历或者行为的信息属
实性和无误性；数据需求是利用者对于档案中所包含数据信息的获取、处理与整

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