Page 145 - 事业单位档案数字化管理与实践

第五章 档案数字化外包风险

不同文件需要考虑字迹是否清晰、是否有插图、是否有红头等再对扫描软硬件进
行选择。若是对于所需数字化档案的基本情况不够了解，导致档案数字化配置不
够合理，有可能导致数字化档案设备风险的产生。为了避免这种情况，就要求档

案数字化外包机构能够根据档案实体保存情况结合档案数字化项目质量要求进行
综合考量，合理选择与配置档案数字化设备。设备配置不合理情况之二是设备配
置数量不合理。不同数字化项目、不同档案载体、不同文件类别的档案数量都有
一定不同，设备数量的配置也应与所需数字化档案的情况相适宜。若是对所有档

案数字化外包工作统一配置一样的设备数量，就会造成有些数字化项目进度慢，
赶不及工期。
（二）设备安全保密工作执行力度不到位
以档案数字化外包方为主的设备配置方式造成的影响还包括设备安全保密工

作执行力度不到位。目前，档案数字化外包方提供设备不仅仅是指设备的使用，
还包括设备的安装、后期维护以及软件配置等。根据档案数字化外包工作应维护
档案安全的基本要求，在档案数字化外包过程中对于加工设备的信息漏洞亦需小
心谨慎，防止档案信息的泄露。然而外包方在使用本单位设备对发包方档案进行

数字化时往往不会注意泄密风险的产生，在数字化过程中计算机连接外网、对网
络不做物理隔离、使用无线键鼠、使用的 U 盘以及光盘随意放置等现象也较为
常见。甚至在数字化项目结束后，发包方也无法强制要求外包方彻底删除其设备
中所保存的数字化信息，使发包方处于被动位置。

四、档案数字化外包监督有所欠缺

档案数字化外包项目的监督，即由第三方或发包方对档案数字化外包过程进
行监视、督促与管理，使得数字化结果达到发包方预期目标。档案数字化外包工

作若是缺乏有效监督，则容易在外包工作中出现偷懒耍滑、偷工减料等情况，从
而导致档案损坏风险、丢失风险、泄密风险、修改风险等产生。数字化外包监督
是保障档案数字化外包质量的重要一环。当前，档案数字化外包项目监督有所欠
缺，可从三点进行详细论述：外部监督相对薄弱；监督有关数据库还未建立；内

部监督不够完善。
（一）外部监督相对薄弱
档案数字化外包项目外部监督部分包括档案行政管理机构的监督以及第三方

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