Page 150 - 事业单位档案数字化管理与实践

Digital Management and Practice of Archives in Public Institutions
事业单位档案数字化管理与实践

的防范主要是通过规范性文件的制定与监督上入手。因此，档案行政管理机构面
对档案数字化外包工作要及时发现新风险、新问题，并对此作出反应如制定与之
相适应的规范性文件，从而指导档案数字化外包工作。

（二）增强发包方档案数字化外包风险意识
我国档案数字化外包工作发包方按照性质大致可分为行政事业单位与企业单
位。行政事业单位如司法机关、高校、各级档案馆等，企业部门包括国有企业、
私营企业、外资企业，涉及行业包括保险、证券、电力等。根据企业核心竞争力

观点，对于行政事业单位以及企业单位而言，档案数字化工作均不属于核心业务，
选择外包是有利于单位利益的行为。但并非所有发包方对于档案数字化外包风险
问题都有正确的认识，尤其是企业部门。不少企业部门档案负责人认为档案数字
化工作委外之后就与本单位无关了，最后只要得到数字化成果即可。增强发包方

档案数字化外包风险意识可以从发包方日常工作着手，通过加强培训的方式，增
强本单位人员的档案意识。在日常档案工作相关培训中，需强调档案数字化外包
风险，使本单位人员从接受教育到自发形成风险意识，当发包方将数字化工作进
行外包时，本单位员工能更加慎重的对待档案数字化外包工作。

（三）增强外包方数字化外包风险意识
在档案数字化外包工作中，与档案原件直接接触最多的便是外包方工作人
员，增强外包方风险意识主要是提高其工作人员风险意识。从风险表现形式看，
大部分数字化外包风险产生的直接原因均与工作人员的职业素养有关，如携带无

关物品进入工作场所、私自泄露档案信息等。外包方工作人员风险意识的培养与
档案数字化外包方的管理有关，为了避免在外包工作中陷入风险纠纷，外包方应
对本单位员工定期进行培训学习，并且有意识地通过公司正反面事例以及相关的
公司内部激励与惩处措施对员工进行教育，使其对档案数字化工作抱有敬畏心理，

若是缺乏相应的公司管理规范或是制度执行不到位，则会降低公司员工对档案工
作的慎重度，敷衍做事，使得档案数字化外包工作风险大大提高。在这一方面，
以上海中信信息发展股份有限公司为例，在福建省档案馆专项资金数字化项目中
根据工作要求，制定了八份相关规定，分别为：《福建省档案馆专项资金数字化

加工项目》《福建省档案馆专项资金数字化加工项目保密制度》《福建省档案馆
专项资金数字化加工项目人员行为规范》《福建省档案馆专项资金数字化加工项
目现场管理制度》《档案实体安全管理规定》《电子数据安全管理规定》《监管

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