Page 148 - 事业单位档案数字化管理与实践

Digital Management and Practice of Archives in Public Institutions
事业单位档案数字化管理与实践

支持，特别是处罚措施带来的威慑作用。但在档案数字化外包项目的内部管理规
范中很少涉及处罚问题。以福建省档案馆专项资金数字化项目管理相关规范为例，
通过查看《福建省档案馆专项资金数字化加工项目保密制度》（以下简称《保密

制度》）、《福建省档案专项资金数字化加工项目人员行为规范》（以下简称《人
员行为规范》）、《福建省档案馆专项资金数字化加工项目现场管理制度》《电
子数据安全管理规定》《档案实体安全管理规定》发现对于违反规定所需受到的
处罚基本只字未提，仅在《保密制度》与《人员管理规定》中简单提及——若是

人员违反规定先进行警告，再视情况严重性给予开除或是移交法律处理。

五、档案数字化外包过程中沟通不到位

档案数字化外包工作泄密风险、丢失风险的产生很多情况下与数字化外包双

方沟通不畅有关，若二者之间具有高效的沟通可以有效避免数字化外包过程中认
知偏差导致的风险。分两个部分对数字化外包沟通问题进行阐述：同至上与不完
全合同的矛盾；双方沟通中的信息理解障碍。
（一）合同至上与不完全合同的矛盾

无论是档案数字化外包相关规范还是学术界现有分析档案数字化外包风险的
文章都在不断强调合同的重要性，并且尽可能列出档案数字化外包合同所需包含
的内容，使得所签订合同更加全面更加完善更加有利于档案数字化外包工作风险
的防范。所有的合同制定方都将视野局限于完美合同的确定，试图通过一份外包

合同将所有档案数字化外包过程中可能发生的风险以及应对办法纳入考虑。但不
同的发包方、不同的档案外包方以及不同的档案保存情况、不同档案数字化要求
形成了各式各样不同的档案数字化外包项目，在档案数字化外包风险过程中总会
有未写入合同的情况发生，过分依赖于合同的立约双方在此情况下就有可能不知

所措，从而错过最佳风险处理时机。即使合同再完美，也没有办法保障突发状况
的出现，在突发状况发生时到底是以档案发包单位的要求为准作出改变还是以档
案数字化外包方的工作经验为准作出处理。
（二）档案数字化外包双方缺乏沟通

档案数字化外包工作除涉及发包方与外包方外，偶尔还会涉及第三方。但其
中与档案数字化外包工作产生直接联系的主要是发包方与外包方，两者之间的沟
通至关重要。举例来说，对于档案数字化加工项目质量要求，档案发包方有其特

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