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Digital Management and Practice of Archives in Public Institutions
事业单位档案数字化管理与实践
机构监督。在我国，县级以上档案行政管理机构负责对本级及下级档案工作进行
业务指导与行政监督。需要注意涉及档案信息保密问题的，保密行政管理部门亦
是监督部门之一。但在当前档案数字化外包工作实践中，由于其工作场所相对封
闭，档案行政管理机构多是在业务上进行指导，管理上的监督较为少见。同时，
档案行政部门提供的监督作用较为被动，一般情况下只有发包方主动咨询时，档
案行政管理机构才会对管理区域内的档案数字化外包工作进行监督，监督方式也
以抽检档案数字化成果为主，因此，档案行政管理机构在档案数字化外包过程中
所起的监督作用较为有限。
档案行政管理机构对数字化外包工作的监督还包括对外包方的监督，以福建
省为例，2012 年福建省档案局发布闽档函〔2012〕17 号文《关于建立档案服务
机构备案制度的通知》，规定已通过注册的从事档案服务工作的机构需向档案行
政管理机构进行备案登记。
外部监督部分除了档案行政管理机构的监督外，对档案数字化外包工作较为
重视的发包方也会聘请第三方机构对档案数字化外包工作进行监理，另行拟定监
理合同。第三方独立于数字化外包项目双方，能够以客观、中立的角度对档案数
字化外包工作进行监管，既不影响档案数字化项目发包方人员的日常工作又能够
对外包方起到有效的监督作用。但在档案数字化外包项目实践中，很少有单位真
正引入第三方监督，多是由本单位人员承担对项目的监督任务。
（二）监督有关数据库还没有建立
构建档案数字化外包信息查询数据库对档案数字化外包监督具有较大帮助。
我国已经基本建立了企业征信查询系统，但根据数字化外包方的服务性质，当前
企业征信系统并不完全适用。我国企业征信报告主要包括基本情况、信贷情况以
及其他非金融类信息，如违法查询、税务查询等。这些在一定程度上能反映企业
的实际运营情况以及投资风险，但对于档案外包服务机构来说，仅凭这些信息难
以识别其所提供的外包服务质量水平高低。对于档案数字化外包项目双方来说，
真正能够起到监督效果的应该是一个能够收录外包方所有项目完成情况的数据
库，暂且将之称为“数字化外包项目信息库”，但该类相似数据库在我国尚未建立。
（三）内部监督不够完善
档案数字化外包项目内部监督主要是发包方与外包方所采用的的监督办法。
发包方的监督主要是对外包企业工作的监督，外包方的监督主要是项目负责人对
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