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电算化模式与会计档案发展研究
Research on Accounting Computerization and Development of Accounting Archives

四、作用：真实、安全与凭证价值前端控制的作用

（一）保障电子文件内容真实
电子文件管理并非如同传统会计档案管理一样单一地保存载体，而是以保障电

子文件的真实性、可靠性、完整性、可用性、安全性为目标。前端控制的实施使得会
计档案管理在电子文件设计、创建阶段就开始介入，可以从文件生命周期的全过程着
眼进行通盘规划，可以对文件载体、文件格式、索引编制、数据库结构等各种技术指
标进行统筹设计，可以把会计档案管理要求预先设定好并纳入管理功能和管理系统之

中，可以对电子文件全程进行管控，可以捕获、控制相关文件和信息，可以按需尽可
能多地捕获背景信息和上下文关系，以便保证转化成档案的电子文件达到归档和作为
档案保存的要求。这是从源头上保证电子文件真实完整的关键措施，避免电子文件失

踪、失控、失真现象的发生。
（二）保障电子文件信息安全
电子文件在整个生命周期中不断流动，如从起草者处流动到审核者、签发者处。
在流动过程中，电子文件随时面临着出于各种原因和目的而被篡改、删除的危险。前

端控制可以在设计管理系统时预先设定计算机软硬件的配置、网络和节点的规划并采
取必要的控制措施保证电子文件的信息安全，可以根据预先设定的归档范围捕获电子
文件，将其内容在适当时机固化下来以防篡改，可以定期备份动态文件，提前归档部

分文件，监督电子文件流转过程防止安全事件发生并在发生安全事件时能够回溯事件
发生的节点和原因，从而防止具有长久保存价值的电子文件流失，防止电子文件在流
动中受到破坏。

（三）保障电子文件转化为具有凭证价值的档案
电子文件管理的重点由传统文件与会计档案管理对实体保管对象的关注，转为
对文件、文件形成者及文件形成过程的有机联系及其可靠性的关注。目前，学术界和

法律界大多对于电子文件成为证据的关联性表示认可，认为只要电子文件及其背景信
息的形成是实时的、通过严谨的流程而收集、保存和提取的，一经形成便始终保持最
初、最原始的状态，是能够客观地反映电子文件及其记录的事实的本来面貌的。也就
是说，在有效系统中记录的电子文件信息具有原始性，可以成为证据。前端控制将保

障电子文件真实性、可靠性、完整性、可用性、安全性的实现条件融入电子文件生命
周期各个阶段的管理当中，可以在管理过程中及时捕获并不断追加“背景信息”以及
在文件的恢复和解释中所必要的各种数据，可以在文件形成时就依据职能鉴定法判定

保存价值，及早施加影响，把需要和可能在文件阶段实现或部分实现的会计档案管理
功能尽量在同一阶段实现，并由档案部门对整个文件管理流程进行监督和管控，保障

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