Page 269 - 电算化模式与会计档案发展研究

» 第八章 互联网时代会计档案管理的思维变革

1997 年，中国人民大学教授冯惠玲作为该校档案学院首届博士毕业生撰写的博
士论文《拥有新记忆——电子文件管理研究》中阐述了档案管理的前端控制思想。
1998 年，荷兰电子文件专家汉斯·霍夫曼在国际档案理事会《护门神》杂志上
发表文章，从智力控制角度论述了电子文件前端控制管理的必要性。

前端控制不仅在理论研究上逐步深入，伴随着一些具有影响的电子文件研究项目
其在实践中也不断发展。1994 年美国匹兹堡大学的电子文件研究项目，1995 年美军
国防部的电子文件管理研究项目，1997 年澳大利亚维多利亚省电子文件管理项目。始
于 1999 年由全世界 30 多个国家参加的国际性电子文件管理研究项目 InterPARES 等

对于电子文件前端控制思想都有所贡献。
而今，前端控制已经成为现代文件与会计档案管理的重要思想。

二、含义：档案控制始于开端

前端控制是指从会计档案管理的要求出发，对电子文件的控制与管理提前到电子
文件的设计与创建之时，即在电子文件起始端就对电子文件进行控制与管理。它强调
对电子文件的档案控制起始于电子文件生命周期的开端，并贯穿于文件部门与档案部

门对电子文件管理的整个过程。

三、内容：起始点、跨部门与连续性前端控制思想的主要内容

（一）电子文件管理的起始点
电子文件管理的起始点具有双重含义：其一是指电子文件创建的起始点，即一

份实际的电子文件一经形成就应立即对其实施具有档案职能的管理；其二是指对所要
控制的全部电子文件而言，前端控制起始于电子文件的设计阶段，即更前于电子文件
的创建阶段。要对电子文件进行前端控制必须设计符合会计档案管理需求的电子文件

管理功能与操作流程，从这个意义上讲，电子文件前端控制起始于电子文件的设计
阶段。
（二）电子文件管理的跨部门
前端控制是把原来在档案部门实施的具有会计档案管理职能的一系列管理行为提

前到文件管理部门去实施，档案部门的职能前移。这种前移不是通过干预文件部门的
工作实现的，而是通过建立和完善法规、标准去指导和帮助文件部门管理电子文件。
（三）电子文件管理的连续性
传统的文件管理与会计档案管理是各自独立实施的，会计档案管理的各项活动也

是独立的，而电子文件管理强调连续性。为此，前端控制不是把传统的会计档案管理
活动简单地前移，而是保持对电子文件的连续管理。

• 261 •