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第五章 档案的检索与利用

第五章 档案的检索与利用

第一节 档案检索与检索工具

一、档案检索

（一）档案检索的概念与作用
1. 档案检索的概念

“检索”一词，顾名思义为标存、寻取，检查索取所需要的文字或资料。档
案检索就是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作。档案检索是开

放档案信息资源的必要条件，保证利用工作顺利进行的基本手段，它在档案工作
中居于重要地位。

2. 检索工作在档案工作中的作用
1）检索是提供利用的先期工作
检索是档案部门为提供利用所做的直接的准备工作，具体解决每个案卷或每

一份文件的查找，是通过检索来实现的。档案能否及时、准确地提供给利用者，
充分发挥其作用，在很大程度上取决于检索工作。因此，有经验的档案工作者，

在开展利用工作之前，总是花费大量时间和精力，准备好各种检索手段。
2）检索是提高档案部门工作水平的重要手段

每个档案部门拥有丰富的藏量固然十分必要，而深入广泛地开发档案信息资
源，是各项基础工作的继续和发展，是提高档案部门工作水平、实现科学管理的

重要手段。
3）检索是档案业务工作中一个独立的重要环节

档案检索也可列入利用工作的范畴。而大量地存储档案线索，有计划地建设
检索体系，专门为查找档案材料提供手段，深入研究档案的内容，特别是编写大

型的工具书，系统地评价档案材料等，其具体的工作内容和独特的作用，是档案
工作中任何一个业务环节不能包括和代替的。

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