Page 123 - 档案统计管理工作创新理论与应用

第五章 档案的检索与利用

以便于档案标引与档案查找时使用。档案检索工具是用以揭示档案馆（室）保存

档案的内容和成分，报道和查找档案材料的工具，因此同样具有较强的专业性
特点。
社会的利用群体有着不同的年龄结构、不同的知识体系、不同的工作经验和
不同的专业背景。专业化的检索语言和检索工具在一定程度上保证了检索的规范

性，但也提高了检索利用的门槛，不便于多层次社会群体的使用。
与此同时，相对于规范的人工语言而言，自然语言具有专指度高、词汇更新

及时以及面向用户能力好等优点，这使得普通用户在档案检索中更习惯于使用自
然语言，以至于对专业性检索语言的推广形成了阻碍，减少了档案检索的利用人
群，限制了社会对档案的利用。
3）缺乏反馈与更新机制

一方面，在档案检索工作中，存在着缺乏更新机制的问题。从目前中国的档
案著录标引规范来看，著录规则缺乏足够的层级结构，同时缺乏对电子文件著录
标准的规范；而档案检索语言的词表结构简单、词间关系不够完整、严谨，缺少

对科技档案词汇的收录。缺乏对规范的更新，使得档案的著录标引工作无法适应
新的档案利用需求。从档案著录标引的过程来看，著录标引存在着不正确、不全面、
不准确的问题。缺乏对著录和标引的更新，直接影响了档案利用者检索档案的查
全率与查准率。从档案检索过程来看，检索工具和检索系统缺乏更新，使档案检

索服务难以与时俱进。另一方面，在档案检索环节中缺乏接收档案工作者和利用
者反馈信息的机制，使得档案的检索利用工作难以反映其存在的问题、档案工作
者的工作成效、用户的使用效果和使用需求，不利于改进档案利用的服务方式。

（三）档案检索工作的完善措施
1. 全面著录与标引档案内容
1）归档前的著录与标引
目前，大多数的档案都是由档案工作者在文件归档后对其进行著录与标引的。

这种方式除了增加档案工作者的压力之外，还影响了档案各元素的全面著录。毫
无疑问，同档案工作者相比，归档前文件的形成者对文件（档案）有着更全面、

更深刻的了解。随着前端控制思想的发展，学界对文件生成时的控制也越来越重
视。在统一的规范下，由归档前文件的生成者对文件（档案）进行初步著录和标
引能够避免文件归档后到档案工作者手中时某些要素的丢失，有利于更全面准确

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