Page 125 - 档案统计管理工作创新理论与应用

第五章 档案的检索与利用

合检索创造条件，从而方便社会对档案的广泛利用。

4. 加强档案检索工作的合作
档案信息之间不是孤立的，而是有相互联系的。各地区、各部门、各行业在
开展档案检索工作时可以尝试采用合作的方式，包括对档案联合著录标引、合作
开发档案检索系统、联合提供档案查找服务等。对档案联合标引有助于统一著录

标准，有利于加强各档案部门之间的工作联系；合作开发档案检索系统和联合提
供档案查找服务一方面可以节省人力、物力和财力，另一方面便于实现档案信息

资源的联合，为档案利用提供更广泛的空间。
5. 建立完善的更新与反馈机制
1）建立档案检索的更新机制
在档案检索工作中，要建立更新机制的要素包括检索规则、检索标引、检索

工具和检索系统。其中，检索规则的更新又包括对档案著录标准的更新和对档案
检索语言的更新。
随着时代的发展，档案著录标准应当不断满足社会日益增长的档案信息利用

需求，增加档案著录层级。同时，加快对电子档案著录标准的制定步伐。而检索
语言中不适应当今社会发展需要的词汇应予以淘汰。与此同时，应及时补充在新
的社会实践中产生的新词汇，并调整词汇之间的层次关系。对检索标引，应当对
其中不准确和不完整的部分及时更新。检索工具和检索系统的更新，一方面是指

在技术上不断采用更为先进的档案检索方式，另一方面是指在档案检索方式上适
应社会上不同层次的档案利用者的利用需求。
2）建立档案检索的反馈机制

档案利用信息反馈主要是指反馈档案工作者和档案利用者发现的使用问题和
情况、意见与要求、效果和评价等。在档案检索工作中，要建立的反馈机制主要
包括两个方面的内容：一是档案工作者在档案检索各个工作环节中做出的反馈，
包括档案工作人员在档案著录与标引、档案分类、制作检索工具和查找档案中发

现的业务和技术上的问题，以及档案工作者在著录标引、分类、查找中投入与产
出之间的对比信息；二是档案利用者在利用档案的过程中和利用结束后做出的反

馈，主要包括档案利用者检索档案时遇到的概念理解和技术上的问题、档案利用
者检索到的档案内容与自身需求间的对应程度、档案利用者对档案著录标引给出
的意见与建议以及档案利用者对档案工作者检索服务的评价。

111