Page 126 - 档案统计管理工作创新理论与应用

档案统计管理工作创新理论与应用

二、档案检索工具

（一）常用档案检索工具

1）全宗目录
全宗目录又称全宗名册，是介绍档案部门所藏全部全宗简明情况的一种检索
工具。目录项目内容包括全宗号、全宗名称、全宗内案卷数量、起止年度等。
2）案卷目录

案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序排列组织起来，揭示和介绍一
个全宗或某一部分档案内容和成分的一种检索工具。
目录项目内容包括案卷号（分档案室编、档案馆编）、案卷题名、年度、页数、
保管期限、备注。

3）卷内文件目录
卷内文件目录是把某一案卷卷内文件按整理顺序排列组织起来，揭示和介绍
一个案卷内文件内容和成分的一种检索工具。

目录项目内容包括顺序号、文号、责任者、文件题名、文件日期、页号、备注。
把案卷目录和卷内文件目录结合起来，称为全引目录。
4）归档文件目录
归档文件目录是依据归档文件分类方案和室编件号顺序排列组织起来，揭示

一个分类方案内文件内容和成分的一种检索工具。
目录项目内容包括件号、责任者、文号、文件题名、日期、页数、备注。
5）专题目录

专题目录是集中、系统地揭示某一专题档案的内容和成分的检索工具。
其他检索工具还有分类目录、主题目录、人名目录、文号目录等。
（二）档案检索工具编制要求
不同的档案部门，检索工具体系不一定完全相同，可以因档案情况、利用者

情况而异，因此不可能设计一个完全通用的检索工具体系模式。但无论具体形式
有何不同，合理的规范的检索工具体系必须符合以下要求。
1. 目的性和计划性

对档案部门来说，编制档案检索工具，建立和健全档案检索工具体系，是一
项非常艰巨的细致工作。为了能及时地发挥档案检索工具的作用，应当根据党和
国家各项工作，社会主义各项事业对档案利用的需要，结合档案部门本身保存的

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