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档案统计管理工作创新理论与应用

（二）档案检索工作中常见的问题

1. 档案检索存储阶段
1）档案的著录标引难以全面反映档案价值
档案的价值是多种多样的。档案作为原始记录，其反映的社会历史本质往往
也是深层的、丰富的，而非表面的、单一的。因此，在档案利用中全面开发档案

价值十分重要。在实际工作中，档案工作人员依据现行的 DA/T18—1999《档案
著录规则》做出的著录标引时常存在着错标、漏标、粗标、过渡标等问题，难以

全面反映档案的价值。社会的档案利用需求是多层次、多领域、多方面的。利用
者在利用档案时总会从自身的需求出发搜索相关的关键词，没有被全面著录标引
的档案便很难被搜寻到进而无法被利用。因此，档案的价值难以得到全面反映，
这在一定程度上限制了利用档案的群体，不利于档案利用。

2）档案信息缺乏整合
目前，有些档案部门在工作中“各自为政”，缺乏联合，使得社会的档案信
息难以流通，形成“档案信息壁垒”，甚至形成“档案信息孤岛”，即档案信息

分散、存储形式不同、多以局部范围的应用模式存在，进而形成跨部门、跨地区、
跨行业的信息壁垒。档案信息的分散使得公众在利用档案的过程中不得不“四处
奔波”，耗费大量的时间和精力，造成档案利用效率低下。
2. 档案检索查找阶段

1）概念转换与匹配中存在误差
查找档案时，首先需要对利用者的检索要求进行分析，确定利用者所需档案
的实质内容，以形成概念。有时也需将这些概念转换成规范化的检索语言。而在

这一过程中，往往容易产生转换误差。同样，档案工作者此前在将档案主题转换
成检索语言的过程中也存在着产生误差的可能。因此，在把利用者的检索需求同
档案内容进行匹配时，会出现检索语言匹配但利用者需求与档案内容不匹配的情
况，也就无法满足档案利用者的检索需求。

利用者查找档案时往往有着满足自身需求的愿望，难以准确地查找到自身所
需的档案会使其减少对档案利用服务工作的信心，进而不利于档案利用工作的

开展。
2）检索语言和检索工具的专业性不利于公众利用
档案的检索语言具有专业性，即检索语言的词汇及编排都要符合档案的特点，

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