Page 127 - 档案统计管理工作创新理论与应用

第五章 档案的检索与利用

档案内容和成分的特点，有的放矢地先编一些急需用的档案检索工具，同时又要

有目的、有计划、有步骤地为长远需要编制相应必要的多种类型的、完整成套的
档案检索工具。总之应当遵循由小到大，由简到详，互相结合，交错并举的原则，
有目的、有计划地逐步编制必要的档案检索工具。

2. 科学性和应用性
档案检索工具的使用具有高频率、广泛性的特点。如果所编制的档案检索工
具存在难查、错指等缺陷，在实际检索档案过程中，就会出现漏检或误检等现象，

将会造成人力、物力和时间上的浪费，增加档案的漏检率和误检率。为此在编制
档案检索工具时，必须注意标引档案的内容和成分的深度、准确度以及结构体系
的条理性。同时，还必须注意选词和文字叙述的准确简洁、通俗易懂等。
3. 标准性

随着档案不断地向社会开放，档案检索工具的使用范围必然越来越广，同时
也使档案检索工具的利用率越来越高。尤其是计算机技术在档案管理中的应用，
计算机检索档案势在必行，这就对编制档案检索工具提出了标准化、规范化的要

求。如果档案检索工具不统一，不仅会给档案管理人员和利用者直接使用档案检
索工具造成极大的不便，而且还会给档案馆、室之间进行档案情况交流，乃至在
更大的范围内进行包括档案、图书、情报、资料等在内的文献材料和情报交流带
来更大的困难。为此我们在编制档案检索工具时，必须对其格式、用语及其分类

体系等方面严格要求，力求逐步做到标准化与规范化。
4. 功能互补性
一个档案部门的档案检索工具体系的设置，要求相应检索工具种类多样化，

其本质在于功能齐全化。因此，各个档案部门编制的每一种检索工具应具有独特
的功能。在功能上比较接近或相互之间可以部分替代的检索工具就应不编，以避
免检索工具的平行重复。

5. 多样性
一般说来，一种检索工具只能主要地提供一种检索途径，满足一种类型的检
索要求，而利用者的需求角度总是有差异的，因此，不同的档案馆（室）均应

根据需要编制不同种类的检索工具。实践证明，仅靠案卷目录“一本帐”不可
能达到较高的检索水平，档案馆、室的检索工具建设必须由单一化向多样化方向
发展。

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