Page 128 - 档案统计管理工作创新理论与应用

档案统计管理工作创新理论与应用

（三）编制档案检索工具的常用方法

1. 分类法
以科学的分类为基础，结合档案的内容和特点，运用概念划分的方法，把性

质相同的档案线索汇集在一起，分门别类地组成一个检索体系。优点：同一个问

题或同一个专业的档案线索汇集在一起，便于查找利用。
2. 按作者排检法

现又称责任者把同一个作者形成的文件线索集中在一起。此法一般在机关档
案室用得较多。

3. 按文号排检法
即按照文号的先后顺序进行排列，一般有文号目录、文号对照表。在机关档

案室此法也较受欢迎，而在档案馆却用得不多。但对一些历史文件或文号不全的

文件档案进行文号排检则有困难。
4. 按字序排检法

编制人名、地名之类的检索工具，一般采用部首偏旁、四角号码、笔数、笔
形与笔数结合使用这几种方法。

①部首偏旁法：采用不多，因为它在排列上有相当难度，很多偏旁难以掌握。
②笔数、笔形法：其困难在于繁，简字的问题。

③四角号码法：全国的人名、地名卡片采用此法较多。但此法的普及面不广。

④音序法：按汉语拼音顺序进行排列。多用于以作者、文件名称、地区为编
制对象的检索工具。此法较简便，但对于年纪较大的人却有不便之处。

5. 按地序排检法
按照文件形成的地区排列。此法在历史档案和一些专业档案的检索工具中采

用较多。如清代的奏折、地质档案、农业档案等。
6. 主题法

按主题排检一般是编有主题词的检索工具采用的。严格来说，此法与按字序

排检的方法是一致的，是按主题词的字序进行排检。对于外文档案，一般是按外
文字母进行排检。

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