Page 129 - 档案统计管理工作创新理论与应用

第五章 档案的检索与利用

第二节 档案著录与标引

一、档案著录

（一）档案著录简介
档案著录是在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和

记录的过程，具有登记、介绍、报道、交流和检索的作用。
档案著录由著和录两部分组成。著即标引，是指将档案内容主题的自然语言
转化成检索的标准语言的过程。录即抄录，是将文案文献的形式特征例如作者、
时间等照录在著录条目上。标引是针对档案的内容而言，而抄录则是其形式特征，

是文献本身固有的自然语言。标引是著录的核心。
档案的著录信息来源于被著录的档案。单份或一组文件著录时主要依据文头、
文尾。一个或一组案卷著录时主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。被

著录档案本身信息不足时，参考其他有关的档案资料。
（二）档案著录的项目
题名与责任说明项：包括正题名、并列题名、副题名及说明题名文字、文件
编号、责任者、附件等六个单元。
①稿本与文种项：包括稿本、文种两个单元。

②密级与保管期限项：包括密级、保管期限两个单元。
③时间项：此项仅有时间一个单元。
④载体形态项：包括载体类型、数量及单位、规格等三个单元。

⑤附注与提要项：包括附注、提要两个单元。
⑥排检与编号项：包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、
主题词或关键词等六个单元。
其中，正题名、责任者、时间、分类号、档号、电子文档号、缩微号、主题

词或关键词为必要著录项目，其余为选择著录项目。
（三）档案著录级次与项目的选择
著录级次与项目选择是著录工作中首先要解决的问题。档案的内容和形式特

征的差异决定了著录单位及其内容的不同。著录级次和项目不确定性的特点，表
明著录级次是不固定的，著录项目也不是有项必录。因此，在著录过程中，必须
对著录的级次和项目进行选择。

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