Page 242 - 档案统计管理工作创新理论与应用

档案统计管理工作创新理论与应用

理部门，明确制订 / 批准、控制 / 管理、修订、定期审查、相关记录等内容，只

有建立了合理有效的 SOP 控制程序，才有可能使 SOP 的控制工作有序规范地进
行，并对其控制结果进行检查和改进。
1. 明确职责权限
控制程序应规定 SOP 的主管部门、分管部门以及对 SOP 的提出、制订、审

核、批准具有权利的部门和人员。每份受控 SOP 均应经授权批准后方可使用。
对于电子媒体 SOP 还需有权限设定。按 SOP 的类别编制受控 SOP 清单，列明受

控 SOP 的名称、编号、配布的部门、份数等信息。而各配布的部门应有本部门
所使用的所有受控 SOP 的清单，以便实施控制管理。
2.SOP 的标识
针对 SOP 的情况、所属类别，确定所有 SOP 统一标识的原则和方法。通常

是设计一个编号系统，并据此对各类 SOP 进行标识。例如，可以根据不同专业
领域的划分来做编号的区分。
3. 记录分发 / 配布的情况

对于各部门保管的 SOP，在进行分发 / 配布时，应详细登记 SOP 名称、编号、
数量、分发日期、配布场所、接收人签名等内容，并对记录统一保存管理。确保
每一份 SOP 的去向明确、清晰，部门所使用的 SOP 有人负责管理。
4.SOP 的修订

SOP 的修订主要涉及修订的方式、修订理由、修订内容的标识、修订人信息、
修订的记录、修订后的批准以及修订后再版 SOP 的分发等。
修订的程序一般为：使用部门或管理部门提出修订申请，质量保证部门负责

人审批、机构负责人审批，原 SOP 制订部门或修订发起部门实施修订，修订者
填写修订记录，SOP 管理部门登记后组织分发修订后的再版 SOP。
5. 失效 SOP 的回收及处理
SOP 修订或废弃后，应从配布场所收回并处理，以防止其流失或误用。处理

方法一般为原件保存，复印件销毁，并对处理的过程做必要的记录，如销毁 SOP
的执行者以及销毁 SOP 的数量、日期等。对需保留的任何作废 SOP，都要有明

确的标识，防止误用。
6.SOP 的评审
SOP 评审的目的是确定 SOP 控制系统是否有效，SOP 控制部门和各个 SOP

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