Page 51 - 档案统计管理工作创新理论与应用

第二章 档案的收集归档

3. 结构优化

档案馆（室）藏档案资源结构优化是档案收集工作的重要目标。判断档案馆
（室）藏档案资源结构优劣的主要标准有两条：一是馆（室）藏档案门类是否齐
全；二是馆（室）藏档案是否具有可用性。从档案室的角度看，关键是要按照集
中统一管理的原则，将本单位形成的各种门类和载体的文件材料全部归档，避免

档案的缺失。从档案馆的角度看，结构优化首先体现在进馆单位的选择上，除党
政机关、人民团体等一级单位外，在企事业单位、行政村、其他社会组织等二、
三级进馆单位的选择上要体现典型性、代表性和地方特色；其次进馆全宗的档案
门类要齐全，特别要注意加强对反映该单位主要职能活动的业务档案和关系人民

群众利益的专门档案的接收；最后档案馆要加强对特殊载体档案的收集，照片、
音像、实物档案和电子文件都应纳入进馆范围。
4. 标准控制
所谓标准控制，就是通过标准化管理的手段来保证进馆（室）档案的质量。

标准化是现代化的基础，在档案收集工作中推行标准化，是档案管理现代化的必
然要求。如果档案馆（室）接收的档案不符合标准规范的要求，将会给档案工作
的科学管理和现代化建设增添麻烦。档案馆（室）应根据国家相关标准规范，结
合实际，制定本馆（室）接收档案的标准。档案馆（室）在接收档案时，应严格

按照进馆（室）档案的标准进行验收，凡不符合标准要求的，应退回移交单位或
部门重新整理。

二、档案收集工作的重要意义

（一）收集工作是丰富和优化机关档案馆（室）藏的重要途径
丰富馆（室）藏的主要标准是：数量充分，质量优化，成分充实，结构合理。
档案工作既然是管理档案为社会服务的专门事业，那么怎样服务社会呢？从
一定意义上说首先取决于档案的藏量多少和质量高低。任何一所档案馆（室），

它的馆藏越丰富、越珍贵，年代越久远，它就越能为社会作出更多的贡献，更加
受到社会的重视。在国际上，有人把档案馆视为“历史科学的粮仓”，并千方百
计地收集各种有关文件经常充实这个“粮仓”。实践经验充分证明，一个档案机

构的收藏是否丰富，档案是否完整，这是衡量档案机构工作做得好与坏的一个重
要标志；也是开展利用工作，特别是档案馆开放历史档案，开展编辑研究，出版档
案史料的一个前提条件。各级各类档案机构如果都能竭力丰富自己的库藏，这对于

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