Page 58 - 档案统计管理工作创新理论与应用

档案统计管理工作创新理论与应用

但没有留下记录或形成文件，或者记录不完整，如领导现场办公处理的重要问题

没有记录、电话请示与答复没有记录、有些形成决议的会议记录不全等，这些
都会影响归档文件的质量。档案室工作人员有责任向领导和有关部门反映情况和
提出意见，解决文书处理制度、文件格式规范和书写材料耐久性等方面存在的问
题。必要时，可请有关部门，做补充记录、拍摄工作，以保证归档文件的完整

准确。
3. 对文件积累、归档的监督和指导

对机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理和归档工作进行监督和指导，
是档案室的一项基本职责。档案室应组织文书部门和业务部门的兼职档案人员开
展业务培训，讲解文件积累、归档知识。为了避免重复归档和归档遗漏，档案室
应指导各部门确定科学地积累归档范围，明确单位内部门之间的分工。指导和协助

编制立卷类目，开展预立卷工作，积累好应归档的文件材料。同时，还要加强平时
的监督检查，发现文件积累、归档中的问题，应及时提出改进意见，并督促整改。
4. 全面检查归档的质量

文书处理部门和业务部门立卷（组件）结束后，档案室只对已组成的案卷（组
件）逐个进行质量检查，是远远不够的，还应从整体上全面检查归档的质量。主
要应检查组成的案卷（组件）是否包括了本单位形成的各种门类和载体的文件材
料；能否反映本单位该年度的主要工作，能否反映本单位的主要职能活动；能否

反映出本单位的机构人事变化、重大事件和重要活动；案卷（件）的保管期限划
分是否准确等。
5. 加强平时收集工作

平时收集是指档案室在执行归档制度之外对零散文件的收集，是对归档制度
的一种补充措施。由于各种各样的原因，一个单位即使有了比较健全的归档制度，
仍然会有些文件不能按规定及时归档，特别是未经收发文登记的“账外文件”，
往往会分散在个人手中，再加上机构调整、人事变动等因素，都有可能导致归档

文件不完整。一些归档制度不健全的单位，文件的散失和不能按时归档的情况就
更加突出。因此，在正常的归档工作之外，档案室还需要采取措施，开展平时收

集工作。例如，结合保密检查，节假日文件清理，或在机构与人事变动时，将应
归档文件材料及时收集到档案室保存，以补充归档制度之不足。实践证明，这是
行之有效的方法。

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