Page 67 - 档案统计管理工作创新理论与应用

第二章 档案的收集归档

（五）加强业务指导，提高档案质量

各档案形成部门的档案管理人员往往身兼数职，管理档案只是附带工作，而
且变动频繁，业务生疏，因此加强各专兼职档案管理员的业务指导就显得尤为重
要。档案室管理员应并根据档案工作的规范和要求，及时和专兼职档案员进行沟
通，对各部门的档案管理工作进行监督与指导。要关心和了解各职能部门活动的

基本情况，指导部门档案员认真地做好文件材料的收集工作。
（六）广交朋友、争取支持

档案管理人员可以通过 QQ、微信等现代化联络手段，形成档案工作群，积
极深入到各档案形成部门有关领导和档案兼职管理员当中，及时为他们提供理论
指导和技术帮助，同时也可以增进感情，争取支持与配合。另外，每年可以向领
导申请一定的经费用于各部门档案管理人员沟通和交流活动，创造良好的工作氛

围，使收集工作顺利开展。
（七）掌握灵活多样的收集方法
1. 定期集中收集

就是由立卷部门将在工作活动中产生的档案材料，根据归档制度所限定的归
档时间，定期、集中向档案室移交。这种方法适用于按年度、学年归档的档案，
是档案室的常规工作。因为是定期集中收集，可以说是每年的例行任务，因此各
部门形成的材料会比较多且杂。因此档案管理人员要认真检查和清点，不齐全的

文件要及时追要，同时要尽快整理归档。
2. 重点收集
在定期、集中收集的同时，还应进行重点收集。档案管理人员平时要注意了

解各职能部门的工作职责，尤其关注如办公室、组织、人事等重要材料形成部门，
对这些部门发生的重大活动、重大事件、重大项目形成的材料要及时收集、归档。
3. 现场跟踪收集
有些重大活动、重大事件形成是在特点的环境、时间、地点发生，错过时机，

收集难度就会增加。在重大活动中领导的发言稿，科技成果的鉴定材料等，档案
人员可以进行现场跟踪收集，对于应归档的文件材料，及时收集归档，才能保证

文件材料的完整。
4. 过程控制
过程控制是指在档案材料产生和积累过程中对档案材料数量、质量的控制。

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