Page 75 - 档案统计管理工作创新理论与应用

第二章 档案的收集归档

求在一部规章中集合一个放之四海皆准的文件材料归档范围和档案保管期表显然

是不合情理的。笔者在此提出一个更为行之有效的方法，就是在每项重大活动筹
备之际同步启动档案工作，预先编制业务指导文件，对档案的收集、管理全过程
实施有效控制。针对不同重大活动的不同特性建章立制，将大大提高了标准和制
度的可操作性。

3）业务标准与活动的同步性
由于重大活动是一项复杂的系统工程，阶段性特征显著，活动各环节都有不

同的特性，因此相应的制度标准也应体现适配性与同步性。笔者建议，根据重大
活动筹备工作的总体进度，制订《档案工作时间安排》，保证档案工作与活动协
同作战。在文件制发阶段，必须规范纸张、耐久字迹、签发程序等细节；在文件
归档阶段，必须统一档案装具、分类方案、装订方法等；在档案移交阶段，必须

统一移交时间、规范移交手续等。由于活动各部门的工作需要，文件常常在不同
部门间流转，此时就需要制定《传阅文件管理办法》，在为工作人员查阅文件提
供便利的同时做好信息保密工作。

2. 建立健全重大活动档案工作法规体系
1）出台国家层面的专门法规
随着重大活动档案实践工作的逐步展开，各省市立足实践相继出台了以重大
活动档案收集管理为调整范围的地方行政规章，使档案工作有法可依。然而，国

家层面法律法规的缺席，使不同地区的档案工作自成体系、各自为战，不利于全
国范围内档案收集工作的有序进行。2011 年 6 月 14 日国家档案局发布的《国家
档案法规体系方案》中，《重大活动和重大事件档案管理办法》被列入待制定的

档案规章。这说明国家层面对重大活动档案的立法工作已经纳入议程，重大活动
档案管理的法治化水平将得到进一步提升。
2）注重多层次立法
从立法的宏观角度来看，只要仔细研究中国重大活动档案建章立制的发展轨

迹，就不难发现一个规律，即行政规章的制度是以实施办法演化而来。有关部门
立足实践制定出的实施办法，经过实践检验之后不断完善，那些符合重大活动档

案管理工作流程、反映其特点和规律的条目被保留下来，由规范性文件上升为地
方行政规章。同样的，地方立法的先行先试为国家立法的完善积累了经验，国家
层面的专门规章呼之欲出。

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