Page 79 - 档案统计管理工作创新理论与应用

第二章 档案的收集归档

时切入各节点，从而全程掌控档案收集工作。在监督指导的过程中，一旦发现问

题，第一时间就督促相关责任部门整改，将问题解决在活动过程之中。重大活动
结束之后，档案部门还可以联合政府督查部门开展执法检查，督促有关单位按时
移交档案。通过超前介入、全程参与、坚持督导这三种途径，构成事前有跟踪、
事中有督导、事后有验收的良好工作局面，让重大活动档案收集工作始终处于档

案部门的视线之下。
（四）优化收集工作运行机制

1. 建立重大活动工作预案
①明确编制目的与原则。所谓编制预案指的是针对未来发生的重大活动，事
先制定档案工作方案，以便有效提高相关部门在重大活动中收集、整理档案的效
率，提前对整个档案收集工作实施有效控制，从而使档案工作成为重大活动中的

常规化任务。必须遵循依法管理、从实际出发、因地制宜、快速反应的原则。
②预案必须体现对重大活动种类、性质、分工职责等方面的高度认识。在此
基础上，明确重大活动档案收集的范围和内容，第一时间制定文件材料分类方案、

归档范围和保管期限表，这一点将在下文详细叙述。
③建立科学合理的档案工作组织体系。应当在预案中列出不同级别的政府机
构、部门、负责人理应承担的职责，明确他们在档案工作每个环节中的分工与责
任。谁负责领导与指挥，谁负责协调与调度、谁负责监督指导，谁负责检查验收、

谁负责文书处理与归档等，都应当进行明确规定。
④实现档案工作程序的标准化。应当在预案中以简练直白的语言列出详细条
目，规定文件材料的处理、收集、归档、移交程序以及整理步骤和标准，为相关

部门和工作人员履行职责提供指导。相关工作步骤应当结合重大活动的阶段性特
征，在动议、实施、筹备、总结四个不同阶段，明确程序执行主体任务的不同侧
重点，指定主体执行任务，怎么执行，执行到何种程度，都需要予以细化规范。
档案工作程序标准化，有利于消除工作的随意性，使外因的作用降到最小。即使

机构中档案工作人员调动，也能参照预案中的固定流程迅速投入工作。
⑤确保必要信息完整。预案中应当包括档案工作组织体系中每个机构、部门、

成员的联络方式，以便信息及时上传下达。
⑥预案中可以包括针对工作人员培训与考核的大纲，方便在预案制定之后，
有关部门组织相关人员进行学习与演练，做好万全准备，提高在重大活动中的档

65