Page 82 - 档案统计管理工作创新理论与应用

档案统计管理工作创新理论与应用

4. 建立协调机制

重大活动是一个多方参与、综合性强的社会系统工程，在档案收集工作中，
各单位、各部门切忌唱独角戏，各行其是，否则可能导致收集到的文件材料出现
断层，档案的真实性与完整性得不到保障。因此，协调好各参与方、各个环节的
工作十分有必要。无论重大活动是由几个部门合力承办，它总有一个总的协调部

门。协调部门除了做好重大活动主体工作以外，也应把积极调动其他部门协作完
成档案工作作为职责之一，让档案工作与其他工作同步进行。
由于重大活动构成单位多样，抽调而来的临时工作人员互不相识、很少见面、
缺少沟通，客观上给档案收集工作造成了巨大的阻碍。在这样的情况下，为档案

部门、活动组委会办公室、各部门档案人员建立畅通的沟通渠道刻不容缓。组织
一个各方参与的沟通渠道，可以从定期召开专门针对档案工作的协调会议入手。
协调会议由重大活动筹委会办公室人员、各部门档案工作人员、档案部门业务指
导人员列席，会议议程大致包括以下几个方面，第一，会议各方人员作自我介绍，

让各方尽快熟悉方便开展工作。第二，强化思想观念，强调重大活动档案的重要
价值及各项工作规章制度，强化相关人员的工作责任感。第三，定时通报档案工
作情况，分阶段总结每个部门的档案收集情况，让各部门相互心中有数，努力工
作，紧跟进度。第四，协调解决工作中遇到的问题。各部门档案人员提出在档案

收集过程中遇到的困难，通过会议讨论集思广益，寻求最佳解决方案。

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