Page 81 - 档案统计管理工作创新理论与应用

第二章 档案的收集归档

施计划、筹备会议的和记录和会议纪要、嘉宾邀请函、组委会名单、与有关单位

签订的合同、协议、节标、工作证、停车证等样张、所有纪念性文字、图案、实
物封样、新闻发布会材料、广告策划活动材料。
②节会举办期间：贺电、嘉宾题词、活动揭幕式议程、出席活动的领导、嘉宾、
专家名录、发言稿。

③节会结束后；工作总结、其他材料等。
3）艺术和文化类活动

文件材料归档范围主要包括：
①活动举办前：策划稿，活动经费预算、活动通知、实施办法、活动日程表、
舞美设计效果图。
②活动举办期间：开幕词、领导及知名人士发言稿、来宾签名，艺术团体的

邀请接待材料、节目单、剧本、新闻宣传材料、海报、各种证件样张、演出串联词。
③活动结束后：获奖节目名单、获奖演员名单、反映活动的情况简报或会刊、
报刊评论剪报及总结材料、剧照以及反映整个活动的录音、录像、其他材料等。

4）视察考察类活动
文件材料归档范围主要包括：
①日程安排、访问、随行人员名单、接待方案、接待工作要求、接待参与人
员名单、工作人员注意事项、接待工作会议纪要、住房、乘车安排表；视察（考

察）期间区域管制任务、线路、菜单、来访者个人习惯、要求。
②领导、知名人士、其他国家领袖前来视察、考察的题词、活动照片、录音、
录像、视察期间的讲话稿及会议纪要、各种汇报材料。

③接待工作总结、其他材料。
3. 建立备案登记制度
在重大活动确定举办之后，主办单位应及时告知档案部门，这里所谓的“及
时”指的是一个规定时限，如一周内，具体时限由各地区自行裁定。在告知的同

时，主办单位要填写档案部门下发的信息登记表，表格内包含活动名称、活动起
止时间、活动地点、活动主要内容、主办单位、协办单位、档案工作机构、档案

工作负责人等信息，以便档案部门提前对重大活动心中有数，从而密切关注档案
收集工作，及时进行监督指导。同时，通过填写备案表能够提示主办单位规范档
案工作，从而增强主办单位的档案意识。

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