Page 86 - 档案统计管理工作创新理论与应用

档案统计管理工作创新理论与应用

间和内容的体现。例如，批复反映了本机关职权范围及其与请示单位在文件内容

上的联系，而决议反映了某一会议内容的联系。因此，有时也可以按文件形式上
的联系进行整理。

（二）充分利用原有的整理基础
充分利用原有的整理基础，是指对于已经整理过的档案，不要轻易打乱原有

的整理体系，重新整理，这就是中国档案界惯称的“充分利用原基础”。档案是
历史文化的积累，它不仅记录了社会实践活动，而且自然反映了历来档案整理和

保存的真实情况与成果。所以，对于已经整理过的档案，我们要尊重前人的劳动

成果，只要有规可循、有目可查，就应力求保持其原有的整理体系。特别是对历
史档案的原有整理基础，更应慎重对待，力求保持历史原貌。

在不同的情况下，我们对“充分利用原有的整理基础”的把握，应有不同的
策略：一是在原有整理结果基本可用的情况下，保持原有整理成果不变，通过编

制必要的检索工具来弥补其中的缺陷；二是在原有整理状况明显不合理的情况下，

应充分研究和利用原来整理的成果，进行局部的调整；三是在原有整理结果基本
不可用的情况下，可以重新整理，但也应当尽量吸收和保留原有整理基础中的可

取之处，如原有的形成单位、内容和时间等标识。
（三）便于档案的保管和利用

便于档案的保管和利用，既是档案整理工作的出发点和根本目的，也是衡量

档案整理质量的最终尺度。一般而言，档案整理过程中，只要保持了文件之间的
历史联系，就能便于档案的保管和利用，这两者基本上是一致的。但有时也会产

生矛盾。例如，一次会议的文件材料，有纸质文件，也有照片和录音录像材料；
有文书材料，也有会务经费支出的会计材料，这些文件材料在内容上有着重要的

联系，由于档案门类和载体类型不同，如果按照保持文件之间的历史联系的要求
全部放在一起整理，显然不便于保管和利用。在整理档案时，如果保持文件联系

与便于保管利用发生了矛盾，不能机械地运用保持文件之间历史联系的原则，而

应首先考虑档案保管和利用的方便。因此，对于不同种类的档案，或者记录载体、
机密程度和保存价值等明显不同的文件，应根据具体情况分别整理。

72