Page 134 - 信息化背景下人事档案管理的创新

第四章 人事档案数据库建设

（六）合理规划，杜绝短期行为
档案数据库建设，是一项长期而持久的工作，作为档案管理部门，在进行数
据库建设时，要有规划地形成数据库产品。首先要进行调查研究，要进行用户需

求分析、本馆保存的档案状况分析、投入效益分析等；其次在调查研究的基础上，
进行合理规划，确定要进行哪些数据库建设，是先建设文件级目录数据库、还是
建设全文数据库，前期投入多少人员和时间进行数据的加工和录入，以后投入多
少人员进行维护等等。科学选题、合理规划、分清轻重缓急，循序渐进，杜绝短

期行为的发生。
（七）对监督管控体系进行不断完善
档案数据库需要做到完整、准确、有效，只有这样才能够更好满足企业深层
次需求，吸引客户参与到其中，并发挥其应有的作用。因此，在进行档案数据库

建设工作时，不仅需要做好“量”的方面的工作，还需要做好“质”的方面的工
作。企业需要建立一套质量监督管控体系，并对其进行不断完善。首先，企业需
要采用有效的措施来丰富档案数据的“量”，充分的满足“量”的需求，只有这样，
才能够使数据库的完整性得到有效保障，从而更好满足用户的多层次、全方位需

求；其次，企业还需要采用有效措施来提升档案数据的“质”，充分满足“质”
的要求，保障数据库数据的准确性和有效性得到有效保障，满足广大用户需求。
同时建立系统管理、角色分配、用户管理、网络安全管理等全方位的安全防护措
施，保障系统和数据安全，确保系统安全、有序运行。

（八）把握好数据库定位
所谓把握好数据库定位，就是要明确需要建设一个何种类型的档案数据库。
在开展定位工作之前，工作人员需要对数据库的内涵进行充分了解，对数据库的
用途及目的进行全面的分析，确保开展定位工作能够有的放矢。数据库定位是关

系到整个数据库建设的重点问题，对于数据库建设的规模、费用支出等有着非常
重要的影响，是企业进行数据库及信息系统建设的一项重点问题。进行数据库定
位时，一定要避免出现千篇一律的情况，企业需要根据自身需求来确定是建立存
储目录信息为主的数据库还是建立存储档案全文的数据库，而不是简单的套用其

他企业既有的数据库，要建设有自身企业特色的数据库，实现企业资源的充分利
用，同时满足所有业务工作需求及后续功能扩展，同时减少不必要的工作量。

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