Page 203 - 信息化背景下人事档案管理的创新

Innovation of Personnel File Management Under the Background of Informatization
信息化背景下人事档案管理的创新

3. 数字档案
对数字档案进行定义时，我国的研究人员也有不同的看法，且差异比较明显。
有将其定义为归档的电子文件，还有将其定义为档案文件的数字化的信息。也有

人认为此二者都属于数字档案，也就是说将数字档案和数字化档案看成统一概念。
（二）三个概念的区别
1. 档案数字化和数字化档案
档案数字化概念有广义和狭义之分。狭义的档案数字化，是指将不同载体形

态和记录方式的档案信息通过计算机录入、转化、处理等形式，把文字、图像、
声音等信息转化为 0 和 1 组成的数码序列，然后存贮到磁盘、光盘等物理载体上
的过程。简单地说，档案数字化是将非数字形式档案转化为数字信息的过程。这
里有三个要点：一是档案数字化的对象是档案；二是档案数字化的对象是非数字

形式档案；三是档案数字化是一个从非数字形式档案向数字信息转换的过程。广
义的档案数字化包括两个方面：一是档案目录的数字化，就是将手工检索的纸质
档案目录录入计算机，建立档案目录数据库；二是将不同载体形态和记录方式的
档案全部数字化，主要是纸质档案的全文内容数字化。档案全文数字化采用扫描

录入方式，将档案全文内容按原貌逐页存储为图像文件，并为其编制目录索引，
或是将文字形式的档案经光学字符技术识别后采用文本格式存储档案内容，辅之
以全文检索数据库两种不同方式。所谓数字化档案，就是将不同载体形态和记录
方式的档案，利用计算机、扫描、图形图像处理、数据库等技术，把文字、图像、

声音等信息转化为 0 和 1 组成的数码序列的档案复制品。也就是非数字形式档案
数字化后形成的数字形式的档案，是非数字形式档案数字化后的结果。简单地说，
数字化档案就是非数字形式档案的数字形式复制品。数字化档案仅指狭义档案数
字化后的结果，广义档案数字化的档案目录数字化结果不包括在内，档案目录数

字化的结果不是数字化档案，而是管理、利用档案的辅助品。
档案数字化是以保护数字化档案母体存在和利用为目的一种档案保护和利用
手段。档案数字化过程是通过数字化的技术手段，应用相应的数字化设备，采取
规范的数字化标准产生数字化档案的过程。

档案数字化与数字化档案有着密切的联系，档案数字化是形成数字化档案的
过程，数字化档案是档案数字化的结果，没有档案数字化就没有数字化档案。
档案数字化的目的与产生数字化档案的目的一样，是为了使档案利用工作适

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