Page 204 - 信息化背景下人事档案管理的创新

第七章 信息化背景下事业单位人事档案信息安全研究

应现代信息社会，满足社会各方面对档案信息资源日益扩大的需求，提供远程和
便捷的档案利用服务，提高档案信息检索速度，减少档案原件（特别是珍贵档案）
频繁使用而造成的磨损，保护档案原件，从而充分发挥馆藏档案信息资源的优势，

促进馆藏档案的开发与利用。
2. 数字档案与数字化档案
所谓数字档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人在社会活
动中，通过计算机等电子设备直接形成以数字代码记录的文字、图表、图像、音

频、视频等不同形式的历史记录。
数字档案是现代信息技术条件下产生的新型的档案，它是办公自动化和计算
机技术、信息技术快速发展的必然结果，它是档案的一种新的形式，并将成为档
案的主要形式。数字档案包含着一切档案的要素，它产生于机关、团体、企事业

单位和其他组织以及个人的社会活动中，并且是直接形成的数字历史记录。尽管
数字档案存在着信息的非人工识读性，而只有经过计算机特定的程序解码，通过
输出设备使它还原再现，才能人工识读；存在着对计算机系统的依赖性，数字档
案从产生到归档管理再到利用都要借助于计算机系统才能实现；存在着信息的易

变性，数字档案在其生成、处理和管理等过程中，其信息内容极易被修改，等等
局限，但这些并不影响数字档案成为档案家族中的一员。虽然数字档案存在着原
始记录性和法律效力的认可问题，而随着信息技术的发展和管理措施的到位，采
取各种形式的技术手段来保证数字档案的原始记录性和法律效力，相信这些问题

会得到满意的解决。但这既不影响它的档案特征，也改变不了它的档案本质属性。
数字档案是实实在在地地道道的档案。
而数字化档案，正如上文所述，数字化档案只是档案数字化过程中的产物，
数字化档案是非数字形式档案的数字形式复制品。数字化档案不是机关、团体、

企事业单位和其他组织以及个人在社会活动中直接形成的历史记录，它不具备档
案的特征和本质属性。档案的数字形式复制品也并不能等于被复制的档案本身，
因此，数字化档案不是档案。
对于数字化档案不是档案的认识，我们也可以从对档案缩微复制品的认识中

找到相似的答案。摄影技术的发明，为人类社会增添了新的记录形式，也为档案
的存储增加了新的形式。在摄影技术基础上发展起来的缩微技术就是这种新的存
储形式在档案存储方面的具体运用。摄影技术为档案增添了新的成员一一照片档

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